Verkkolaskulaki 2020 - mitä se tarkoittaa pienyrittäjälle

Ja ei, PDF- tai sähköpostilasku ei kelpaa sähköiseksi laskuksi, vaan laskun pitää olla eurooppalaisen standardin mukainen.

Uuden EU:n verkkolaskudirektiiviin pohjautuvan lain tavoitteena on vauhdittaa siirtymistä sähköiseen laskutukseen ja yhdenmukaistaa kaupankäyntiä. Isossa kuvassa tämä mahdollistaa enemmän automatisointia, vähentää virheitä sekä poistaa manuaalisen työn vaiheita.

Yhtenäinen standardi mahdollistaa siis tehokkaammat taloushallinnon prosessit, kun laskujen tietosisältö kulkee oikein suoraan sähköisessä muodossa. Ja tottahan toki verkkolasku on myös se ekologinen vaihtoehto.

Laki koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä. Lain myötä Suomen valtio ottaa vastaan vain verkkolaskuja ja yrityksillä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina.

Laskun vastaanottajalla on oikeus jättää maksamatta laskut, jotka tulevat paperisena tai PDF-muodossa, jos laskun toimitustavasta on erikseen sovittu tai on pyydetty verkkolaskua.

Verkkolasku on sähköisessä muodossa oleva laskuaineisto, joka sisältää uuden lain vaatimat tiedot ja on näin yhteensopiva sekä laskuttajan että laskun vastaanottajan välillä.

Laskun tulee tukea Finvoice 3.0 tai TEAPPSXML 3.0 laskutusformaattia, mutta näistä sinun ei tarvitse huolehtia ainakaan käyttäessäsi meidän laskutusohjelmaa. Me hoidamme yhteensopivuuden puolestasi.

Isolta-laskutusohjelmalla verkkolaskujen lähettäminen onnistuu kaikilta! Saat tilin käyttöösi muutamassa minuutissa ja pääset saman tien verkkolaskuttamaan.

Verkkolaskuna välitettävä lasku välitetään kumppanimme Apixin toimesta asiakkaasi verkkolaskuoperaattorille, joka toimittaa laskun asiakkaallesi.

Laskujen tulee sisältää tietoja, joita ei aiemmin ole vaadittu. Tästä ei kannata kuitenkaan turhaan huolestua, sillä eurooppalainen verkkolaskustandardi ottaa kantaa lähinnä laskun tietosisältöön, joka tarkoittaa hieman enemmän pakollisia tietoja, mutta myös entistä parempaa tietosisältöä laskuille.

Yritykset voivat esimerkiksi vaatia vastaanottamilleen laskuille entistä tarkempia tietoja, kuten sopimusnumeroa tai kilpailutuksen numeroa, johon laskutus perustuu.

Verkkolaskulaki edellyttää että laskulla on verokohtelukoodi. Isolta-laskutusohjelma lisää automaattisesti koodin laskulle silloin, kun laskutat tuotteita tai palveluita, joilla on normaali arvonlisävero (24%, 14% tai 10%). Jos laskulla on tuote tai palvelu, jonka arvonlisäveroprosentti on nolla, sinun pitää valita oikea verokohtelukoodi laskulle.

Mikäli vaaditut tiedot puuttuvat laskulta, se voidaan hylätä. Esimerkiksi valtionhallinnon organisaatio vaativat entistä tarkempia tietoja laskuille.

Standardi takaa siis sen, että laskujen tietosisällöt ovat aina vakioita, kun esimerkiksi PDF-laskut voivat olla minkä näköisiä vaan ja näin niiden käsittely on virhealtista sekä aikaa vievää.

Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on tehty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa ja joka noudattaa EU:n sähköisen laskutuksen standardeja.

Suomalaisten päivitetyt verkkolaskustandardit (TEAPPSXML 3.0, Finvoice 3.0) ja kansainväliset verkkolaskuformaatit (UBL, CII) ovat hyväksyttyjä laskumuotoja. Sähköpostitse lähetetyt laskut eivät ole lain mukaisia sähköisiä laskuja.

Sinun ei tarvitse huolehtia näistä asioista niin kauan kuin käytössäsi on laskutusohjelma, joka on yhteensopiva uuden verkkolaskustandardin kanssa. Isolta on yksi sellainen.

Lain myötä myös sinun laskujen käsittelyyn voi tulla helpotuksia, jos otat käyttöön verkkolaskujen vastaanottamisen. Tämä tarkoittaa sitä, että sinulla tulee olla käytössä ohjelmisto, johon voit ottaa vastaan verkkolaskuja.

Yksi tällainen on Isolta, joka sisältää mahdollisuuden myös verkkolaskujen vastaanottoon.

Verkkolaskujen vastaanotto tapahtuu suoraan verkkolaskuoperaattorin (Apix) kautta Isoltan tilille. Verkkolaskujen vastaanottoa varten laskuttajalle tulee ilmoittaa oma verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus. Nämä tiedot löytyvät Isoltasta asetuksista. Kun verkkolasku on vastaanotettu, sen voi laittaa pankkiin maksuun lukemalla laskusta joko QR-koodi tai virtuaaliviivakoodi. Varsinaista pankkiyhteyttä maksua varten palvelussa ei siis ole. Ominaisuus löytyy kuitenkin Procountor Solo-palvelusta, joka pohjautuu Isolta-laskutusohjelmaan. Lisätietoa Solosta.

Katso videolta, kuinka helppo varkkolaskujen vastaanotto Isolta-laskutusohjelmaan on:

Verkkolasku tulee automaattisesti ohjelmaan, jossa sitä voi tarkastella ja hyväksyä maksuun. Kun lasku on maksettu, se menee automaattisesti kirjanpitoon, jossa kirjanpitäjä saattaa lisätä siihen vielä omia merkintöjään.

Verkkolaskun käsittelyaika on huomattavasti pienempi, kun tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti ja voit hyväksyä ja maksaa laskun vain parilla klikkauksella.

Lyhyt muistilista tärkeimmistä asioista:

• Suomen valtio alkoi ottaa vastaan vain verkkolaskuja.
• Yrityksellä on oikeus vaatia toiselta yritykseltä lasku verkkolaskuna.
• Laskun vastaanottajalla on oikeus jättää muuna kuin verkkolaskuna saapuva lasku maksamatta, jos verkkolaskua on pyydetty toimitustavaksi.
• Myös sinä yrittäjänä voit alkaa vaatimaan laskuttajiltasi verkkolaskuja.