Verkkolaskutus tutuksi - 10 asiaa, jotka jokaisen yrittäjän on hyvä ymmärtää

Hyvä uutinen on se, että verkkolaskutukseen siirtyminen onnistuu tarvittaessa nopeasti, helposti ja minimaalisilla kustannuksilla. Teknistä osaamista ei tarvita, eikä verkkolaskun lähettäminen ole sen vaikeampaa kuin sähköposti- tai paperilaskunkaan – oikeastaan päinvastoin.

Tästä artikkelista löydät tiivistetyt vastaukset kymmeneen olennaisimpaan yritysten välistä verkkolaskutusta koskevaan kysymykseen. Pyrimme selittämään asiat niin helposti, että pankkikonttorin tiskillä laskunsa edelleen maksava isoäitisikin ymmärtäisi.

Verkkolasku tarkoittaa yritykselle tai muulle organisaatiolle lähetettävää sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Verkkolaskun luomiseen et kuitenkaan tarvitse sen kummempaa teknistä osaamista kuin sähköpostilaskun lähettämiseenkään. Riittää, että käytössäsi on verkkolaskutusta tukeva laskutusohjelma, kuten vaikkapa Isolta Arkhimedes.

Lähettämäsi lasku kulkeutuu vastaanottajalle verkkolaskuoperaattorin avulla muutamassa minuutissa. Verkkolaskuoperaattorin voit ajatella ikään kuin sähköisen laskutuksen postitoimistona, joka vastaanottaa laskut ja välittää ne eteenpäin oikealle taholle.

Asiakasyrityksesi vastaanottaa verkkolaskun omaan taloushallintojärjestelmäänsä, jossa lasku on heti tarkistettavissa ja maksettavissa. Laskua ei tarvitse skannata tai tulostaa, mutta tarvittaessa siitä voidaan kuitenkin muodostaa tietokoneen näytölle perinteistä paperilaskua muistuttava näkymä.

Verkkolaskun maksaminen on asiakkaallesi huomattavasti nopeampaa verrattuna paperi- tai sähköpostilaskuun. Vastaanottaja pääsee eroon paperitulosteista ja maksutietojen manuaalisesta näpyttelystä. Muun muassa näiden syiden takia monet yritykset haluavat vastaanottaa laskunsa nimenomaan verkkolaskuina. Helppo maksaminen varmistaa myös sen, että sinä saat rahat yrityksesi tilille mahdollisimman nopeasti.

Verkkolaskua kutsutaan monesti myös sähköiseksi laskuksi. Kyseessä on silti täysin eri asia kuin sähköpostilasku. Myös kuluttajille lähetettävät verkkolaskut, eli e-laskut, ovat oma juttunsa.

Käydään näiden termien erot vielä tarkemmin läpi seuraavaksi.

Sekaannusta termien välillä saattaa aiheuttaa se, että aiemmin myös sähköpostitse lähetettävät laskut saatettiin verkkolaskujen tapaan niputtaa sähköisten laskujen kategoriaan.

Nykyinen verkkolaskulaki kuitenkin määrittelee, että sähköisellä laskulla tarkoitetaan nimenomaan sähköisessä muodossa luotua ja vastaanotettua laskua, joka voidaan käsitellä automaattisesti.

Sähköpostilaskut PDF-tiedostoineen eivät ole määritelmän mukaisia sähköisiä laskuja. Sähköpostilaskun maksaminen ja siirtäminen yrityksen taloushallintojärjestelmään vaatii hieman enemmän manuaalista työtä ”aitoon sähköiseen laskuun” eli verkkolaskuun verrattuna.

E-lasku sen sijaan on nimitys yksityiselle kuluttajalle lähetettävästä verkkolaskusta, joka välittyy vastaanottajan verkkopankkiin. Kaikki tiedot löytyvät laskulta valmiina. Vastaanottajan kontolle jää vain laskun tarkistaminen ja hyväksyminen.

Esimerkiksi sähkölaskut, puhelinlaskut ja vakuutusyhtiöiltä saapuvat laskut vastaanotetaan usein e-laskuina. Tässä tekstissä käsittelemme kuitenkin pääasiassa yritysten ja organisaatioiden välistä verkkolaskutusta.

Verkkolaskutuksen hyödyt näkyvät yritystoiminnassasi muun muassa seuraavilla tavoilla:

• Verkkolaskutus on halvempaa paperilla lähetettäviin laskuihin verrattuna. Huomaat eron varsinkin laskumäärän kasvaessa. Kirjepostittamisen kustannukset ovat viime aikoina nousseet. Paperilaskuja lähettäessäsi joudut pulittamaan euroja myös kirjekuorista, kopiopaperista ja muista materiaalihankinnoista.
• Verkkolaskujen maksaminen onnistuu nopeammin paperi- ja sähköpostilaskuihin verrattuna. Tämä tarkoittaa sitä, että saatavat myös kotiutuvat yrityksesi tilille aiempaa joutuisammin. Verkkolasku ei myöskään voi hukkua samaan tapaan kuin sähköpostilasku, joka saattaa esimerkiksi liian suuren liitetiedostonsa takia jäädä roskapostisuodattimen haaviin.
• Verkkolaskutus vähentää virheitä, koska vastaanottajan ei tarvitse näpytellä laskutietoja manuaalisesti uudelleen. Tarkistus ja laskun hyväksyntä riittävät.
• Verkkolasku on vaivatonta maksaa, joten sen tarjoaminen asiakkaillesi on samalla hyvää asiakaspalvelua ja antaa yrityksestäsi ammattimaisen kuvan. Huhtikuusta 2020 alkaen yrityksillä on halutessaan oikeus vastaanottaa kaikki laskunsa verkkolaskuina. Varmista siis hyvissä ajoin, että pystyt täyttämään uuden verkkolaskulain vaatimukset.
• Ostajan näkökulmasta katsottuna sähköinen laskutus vähentää myös huijauslaskujen ja erilaisten petosten riskiä. Verkkolaskuoperaattorien välisessä liikenteessä sekä vastaanottajan että lähettäjän on aina oltava tunnistettavissa. Tästä syystä valelaskut saapuvat pääsääntöisesti kirjeitse tai sähköpostilla.
• Ajan ja rahan lisäksi verkkolaskutus säästää myös luontoa, koska saat karsittua paperitulosteiden määrää taloushallinnossasi.

Tarkentavaa lisätietoa verkkolaskutuksen eduista voit lukea esimerkiksi Finagon blogista.

Huhtikuussa 2020 astui voimaan EU:n verkkolaskudirektiivin mukainen verkkolaskulaki, jonka myötä yrityksillä on halutessaan oikeus vastaanottaa kaikki laskunsa verkkolaskuina. Mikäli et yhteistyökumppanisi pyynnöstä huolimatta pysty toimittamaan verkkolaskua, vastaanottajan ei tarvitse maksaa laskua.

Jos siis myyt tuotteita tai palveluita muille yrityksille, sinulta tulisi löytyä valmiudet verkkolaskujen lähettämiseen. Muussa tapauksessa saatavien kotiuttaminen saattaa hankaloitua tai viivästyä. Muista, että sähköpostitse lähetettävä PDF-lasku ei ole verkkolasku.

Muutos ei koske alle 10 000 euron liikevaihdon yrityksiä. Eikä sellaisia yrityksiä, jotka myyvät palveluitaan ainoastaan yksityisille kuluttajille.

Euroopan Unionin uuteen verkkolaskudirektiiviin pohjautuvan lakiuudistuksen tavoitteena on nopeuttaa sähköiseen laskutukseen siirtymistä sekä yhdenmukaistaa kaupankäyntiä. Verkkosivuiltamme voit lukea uutta verkkolaskulakia käsittelevän kattavamman tietopaketin.

Verkkolaskun lähettämistä varten sinulla olisi hyvä olla käytössäsi erillinen laskutusohjelma tai laajempi taloushallinto-ohjelma. Isoltan tarjoama Isolta Arkhimedes -laskutusohjelma sekä Procountor Solo ovat molemmat esimerkkejä mainitun kaltaisista ohjelmista.

Pienyrittäjille suunnitellut sähköisen taloushallinnon ohjelmat toimivat nettiyhteyden avulla selaimessa. Eli sinun ei tarvitse ladata tietokoneellesi mitään. Voit kirjautua ja lähettää verkkolaskuja tietokoneella, puhelimella tai tablettilaitteella. Kunhan vain käytössäsi on internetyhteys.

Esimerkiksi Isolta Arkhimedeksellä lähetetyt laskut kulkeutuvat perille Apix-verkkolaskuoperaattorin kautta. Tämä tarkoittaa, ettei sinun tarvitse itse tehdä erikseen sopimuksia verkkolaskuoperaattorien kanssa. Pääset heti laskutusohjelman käyttöönoton jälkeen sekä luomaan, että vastaanottamaan verkkolaskuja.

Lisäksi tarvitaan verkkolaskuoperaattori, jonka kautta laskut välittyvät eteenpäin vastaanottajilleen. Pienyrittäjille suunnitelluista laskutusohjelmista löytyy usein valmis integraatio tiettyyn verkkolaskuoperaattoriin.

Verkkolaskujen vastaanoton mahdollisuus voi puolestaan sisältyä taloushallinto-ohjelmaan automaattisesti. Tai vaihtoehtoisesti voit tarvittaessa kytkeä sen erikseen päälle. Tämän jälkeen saat käyttöösi oman verkkolaskuosoitteen ja operaattorin tunnuksen, jotka voit välittää eteenpäin yhteistyökumppaneillesi. Näin he osaavat toimittaa sinulle laskut jatkossa verkkolaskuina.

Verkkolaskun lähettäminen ei sinänsä eroa juurikaan paperi- tai sähköpostilaskun lähettämisestä. Kun olet avannut laskutusohjelman ja näppäillyt laskutiedot kuntoon normaaliin tapaan, valitset vain laskun lähetystavaksi verkkolaskun.

Hyvä laskutusohjelma pitää automaattisesti huolen siitä, että lasku on nykyisten verkkolaskustandardien mukainen ja kaikki pakolliset laskumerkinnät on huomioitu.

Sitten tarvitset enää asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen. Ellet ole saanut osoitetietoja asiakkaaltasi, voit tarkistaa ne kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta. Useimmiten ajantasaisin tietolähde on kuitenkin asiakasyritys itse.

Entäpä sitten verkkolaskujen vastaanottaminen?

Verkkolaskujen vastaanotto tapahtuu suoraan verkkolaskuoperaattorin (Apix) kautta Isolta Arkhimedes -tilille. Verkkolaskujen vastaanottoa varten laskuttajalle tulee ilmoittaa oma verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus. Nämä tiedot löytyvät Arkhimedeksesta asetuksista. Kun verkkolasku on vastaanotettu, sen voi laittaa pankkiin maksuun lukemalla laskusta joko QR-koodi tai virtuaaliviivakoodi. Varsinaista pankkiyhteyttä maksua varten palvelussa ei siis ole. Ominaisuus löytyy kuitenkin Procountor Solo-palvelusta, joka pohjautuu Isolta Arkhimedekseen. Lisätietoa Solosta.

Jos käytössäsi on tähän tarkoitukseen soveltuva taloushallinto-ohjelma, sinun ei tarvitse kirjautua erikseen verkkopankkiin. Saat laskut suoraan ohjelmaan. Sinun tehtäväksesi jää tarkistaa ja hyväksyä lasku, joka menee sen jälkeen automaattisesti maksuun eräpäivänä. Maksettu lasku kohdistuu suoraan kirjanpitoosi.

No mikäpä ettei. Liitteiden lisääminen verkkolaskuille on pääsääntöisesti mahdollista kaikissa yleisimmissä tiedostomuodoissa. Esimerkkeinä pdf, doc, docx, png, jpg, xls, xlsx, odt ja ods. Näitä tiedostomuotoja tukee myös Arkhimedes. 

PDF on liitemuodoista yleisimmin tuettu, joten sen käyttöä suositellaan, mikäli vain mahdollista.

Lisäämäsi liitetiedostot kulkeutuvat verkkolaskun mukana automaattisesti vastaanottajalle. Vastaanottajan käyttämässä taloushallinnon järjestelmässä ne voidaan käsitellä ja avata ohjelman omien toimintamallien mukaisesti.

Vastaanottajalta on hyvä varmistaa, millaisia liitetiedostoja hänen käyttämänsä ohjelma tukee. Ohjelma- ja operaattorikohtaisia eroja saattaa esiintyä.

Verkkolaskutuksen hintaan vaikuttaa muun muassa: 

• Millä ohjelmalla luot tai vastaanotat verkkolaskuja.
• Kuinka paljon niitä lähetät.
• Minkä verkkolaskuoperaattorin kautta laskut kulkevat.

Esimerkiksi Isolta Arkhimedes-laskutusohjelmalla lähetetyn ja vastaanotetun verkkolaskun hinta on 0,49 euroa kappaleelta.

Materiaali- ja postituskulut huomioiden, verkkolaskutus on myös pienyrittäjälle paperilaskutusta halvempi vaihtoehto. Verkkolaskutuksen rahalliset hyödyt korostuvat varsinkin hieman suuremmilla laskutusmäärillä.

Verkkolaskuoperaattori on verkkolaskun lähettäjän ja vastaanottajan välissä toimiva sähköinen laskun välittäjä. Eli vähän kuin postitoimisto, jonka kautta lasku kulkeutuu oikealle vastaanottajalle. Tunnettuja verkkolaskuoperaattoreita ovat muun muassa Apix, Basware, Maventa ja OpusCapita. Operaattorien lisäksi verkkolaskuja välittävät myös suomalaiset pankit. Tällöin puhutaan pankkiverkon kautta tapahtuvasta laskun välityksestä.

solta Arkhimedes -laskutusohjelmaa käyttäessäsi et tarvitse erillisiä sopimuksia verkkolaskuoperaattoreiden kanssa. Verkkolaskun lähettäessäsi lasku kulkeutuu perille yhteistyökumppanimme Apixin avulla. Asiakkaasi vastaanottaa verkkolaskun käyttämäänsä taloushallinto-ohjelmaan. Voit aloittaa verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanoton heti palvelun käyttöönoton jälkeen.

Verkkolaskujen lisäksi pystyt toki lähettämään laskuja myös muissa muodoissa tarpeittesi mukaan. Joko sähköpostitse tai perinteisesti paperisena. Paperilaskutusta voi kuitenkin tehostaa tulostuspalvelun avulla. Tällöin lähetät laskun sähköisesti, mutta asiakkaasi vastaanottaa sen paperisena Postin kautta.

Jos asiakkaasi on kertonut sinulle vastaanottavansa verkkolaskuja, he ovat hyvin todennäköisesti ilmoittaneet samassa yhteydessä myös verkkolaskuosoitteensa ja operaattoritunnuksensa.

Voit kuitenkin tarvittaessa hyödyntää kansallista verkkolaskuosoitteistoa, josta voit hakea vastaanottajan verkkolaskuosoitetta ja operaattoritunnusta. Haku onnistuu yrityksen nimellä tai Y-tunnuksella. Monien yritysten verkkolaskutiedot ovat myös listattu niiden omille verkkosivuille.

Verkkolaskuosoite on yleisimmin joko:

• OVT-muotoisena (esim. 003712345678),
• IBAN-muodossa (esim. FI2112345600000785)
• tai TE+OVT-muotoisena (esim. TE003712345678).

Laskua tehdessäsi verkkolaskuosoite on kirjoitettava täsmälleen oikeassa muodossa, koska laskut välitetään koneellisesti. Yleisimmät verkkolaskutusta koskevat virhetilanteet liittyvät nimenomaan vääriin osoitetietoihin.