Verkkolaskutus tutuksi – 10 asiaa, jotka sooloyrittäjän on hyvä ymmärtää verkkolaskuista

Huhtikuussa 2020 astui voimaan uusi verkkolaskulaki, minkä jälkeen tuhansien suomalaisten pienyrittäjien on käytännössä pakko pystyä pyydettäessä lähettämään verkkolaskuja yritysasiakkailleen. Jos verkkolaskut ja niiden lähettäminen eivät ole sinulle vielä tuttu juttu, perusasiat kannattaa ottaa haltuun viimeistään nyt.

Hyvä uutinen on se, että verkkolaskutukseen siirtyminen onnistuu tarvittaessa nopeasti, helposti ja minimaalisilla kustannuksilla. Teknistä osaamista ei tarvita, eikä verkkolaskun lähettäminen ole sen vaikeampaa kuin sähköposti- tai paperilaskunkaan – oikeastaan päinvastoin.

Tästä artikkelista löydät tiivistetyt vastaukset kymmeneen olennaisimpaan yritysten välistä verkkolaskutusta koskevaan kysymykseen. Pyrimme selittämään asiat niin helppotajuisesti, että pankkikonttorin tiskillä laskunsa edelleen maksava isoäitisikin ymmärtäisi.

Artikkelin sisältö:

1. Mitä verkkolasku tarkoittaa?

Verkkolasku tarkoittaa yritykselle tai muulle organisaatiolle lähetettävää sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Verkkolaskun luomiseen et kuitenkaan tarvitse sen kummempaa teknistä osaamista kuin sähköpostilaskun lähettämiseenkään. Riittää, että käytössäsi on verkkolaskutusta tukeva laskutusohjelma, kuten vaikkapa Arkhimedes.

Lähettämäsi lasku kulkeutuu vastaanottajalle verkkolaskuoperaattorin avulla muutamassa minuutissa. Verkkolaskuoperaattorin voit ajatella ikään kuin sähköisen laskutuksen postitoimistona, joka vastaanottaa laskut ja välittää ne eteenpäin oikealle taholle.

Asiakasyrityksesi vastaanottaa verkkolaskun omaan taloushallintojärjestelmäänsä, jossa lasku on heti tarkistettavissa ja maksettavissa muutamalla napinpainalluksella. Laskua ei tarvitse skannata tai tulostaa, mutta tarvittaessa siitä voidaan kuitenkin muodostaa tietokoneen näytölle perinteistä paperilaskua muistuttava näkymä.

Verkkolaskun maksaminen on asiakkaallesi huomattavasti nopeampaa verrattuna paperi- tai sähköpostilaskuun. Vastaanottaja pääsee eroon paperitulosteista ja maksutietojen manuaalisesta näpyttelystä, ja muun muassa näiden syiden takia monet yritykset haluavat vastaanottaa laskunsa nimenomaan verkkolaskuina. Helppo maksaminen varmistaa myös sen, että sinä saat rahat yrityksesi tilille mahdollisimman nopeasti.

Verkkolaskua kutsutaan monesti myös sähköiseksi laskuksi. Kyseessä on silti täysin eri asia kuin perinteinen sähköpostilasku. Myös kuluttajille lähetettävät verkkolaskut – eli e-laskut – ovat oma juttunsa.

Käydään näiden termien erot vielä tarkemmin läpi seuraavaksi.

2. Miten verkkolasku, sähköinen lasku, sähköpostilasku ja e-lasku eroavat toisistaan?

Sekaannusta termien välillä saattaa aiheuttaa se, että aiemmin myös sähköpostitse lähetettävät laskut saatettiin verkkolaskujen tapaan niputtaa sähköisten laskujen kategoriaan.

Nykyinen verkkolaskulaki kuitenkin määrittelee, että sähköisellä laskulla tarkoitetaan nimenomaan rakenteisessa sähköisessä muodossa luotua ja vastaanotettua laskua, joka voidaan käsitellä automaattisesti.

Sähköpostilaskut pdf-tiedostoineen eivät ole määritelmän mukaisia sähköisiä laskuja. Sähköpostilaskun maksaminen ja siirtäminen yrityksen taloushallintojärjestelmään vaatii hieman enemmän manuaalista työtä ”aitoon sähköiseen laskuun” eli verkkolaskuun verrattuna.

E-lasku sen sijaan on nimitys yksityiselle kuluttajalle lähetettävästä verkkolaskusta, joka välittyy vastaanottajan verkkopankkiin. Kaikki tiedot löytyvät laskulta valmiina, joten vastaanottajan kontolle jää vain laskun tarkistaminen ja hyväksyminen.

Esimerkiksi sähkölaskut, puhelinlaskut ja vakuutusyhtiöiltä saapuvat laskut vastaanotetaan usein e-laskuina. Tässä tekstissä käsittelemme kuitenkin pääasiassa yritysten ja organisaatioiden välistä verkkolaskutusta.

verkkolaskun-opas

3. Mitä hyötyä verkkolaskutuksesta on pienyrittäjälle?

Verkkolaskutuksen hyödyt näkyvät yritystoiminnassasi muun muassa seuraavilla tavoilla:

  • Verkkolaskutus on halvempaa paperilla lähetettäviin laskuihin verrattuna – eron huomaat varsinkin laskumäärän kasvaessa. Kirjepostittamisen kustannukset ovat viime aikoina nousseet ja paperilaskuja lähettäessäsi joudut pulittamaan euroja myös kirjekuorista, kopiopapereista ja muista materiaalihankinnoista.

  • Verkkolaskujen maksaminen onnistuu nopeammin paperi- ja sähköpostilaskuihin verrattuna. Tämä tarkoittaa sitä, että saatavat myös kotiutuvat yrityksesi tilille aiempaa joutuisammin. Verkkolasku ei myöskään voi hukkua samaan tapaan kuin sähköpostilasku, joka saattaa esimerkiksi liian suuren liitetiedostonsa takia jäädä roskapostisuodattimen haaviin.

  • Verkkolaskutus vähentää virheitä, koska vastaanottajan ei tarvitse näpytellä laskutietoja manuaalisesti uudelleen. Tarkistus ja laskun hyväksyntä riittävät.

  • Verkkolasku on vaivatonta maksaa, joten sen tarjoaminen asiakkaillesi on samalla hyvää asiakaspalvelua ja antaa yrityksestäsi ammattimaisen kuvan. Huhtikuusta 2020 alkaen yrityksillä on halutessaan oikeus vastaanottaa kaikki laskunsa verkkolaskuina. Varmista siis hyvissä ajoin, että pystyt täyttämään uuden verkkolaskulain vaatimukset.

  • Ostajan näkökulmasta katsottuna sähköinen laskutus vähentää myös huijauslaskujen ja erilaisten petosten riskiä. Verkkolaskuoperaattorien välisessä liikenteessä sekä vastaanottajan että lähettäjän on aina oltava tunnistettavissa, ja tästä syystä valelaskut saapuvat pääsääntöisesti kirjeitse tai sähköpostilla.

  • Ajan ja rahan lisäksi verkkolaskutus säästää myös luontoa, koska saat karsittua paperitulosteiden määrää taloushallinnossasi.

Tarkentavaa lisätietoa verkkolaskutuksen eduista voit lukea esimerkiksi Finagon blogista.

4. Mikä muuttuu verkkolaskutuksessa vuonna 2020?

Huhtikuussa 2020 astui voimaan EU:n verkkolaskudirektiivin mukainen verkkolaskulaki, jonka myötä yrityksillä on halutessaan oikeus vastaanottaa kaikki laskunsa verkkolaskuina. Mikäli et yhteistyökumppanisi pyynnöstä huolimatta pysty toimittamaan verkkolaskua, vastaanottajan ei tarvitse maksaa laskua.

Jos siis myyt tuotteita tai palveluita muille yrityksille, viimeistään huhtikuussa sinulta tulisi löytyä valmiudet verkkolaskujen lähettämiseen. Muussa tapauksessa saatavien kotiuttaminen saattaa hankaloitua tai viivästyä. Muista, että sähköpostitse lähetettävä pdf-lasku ei ole verkkolasku.

Muutos ei koske alle 10 000 euron liikevaihdon yrityksiä, eikä sellaisia yrityksiä, jotka myyvät palveluitaan ainoastaan yksityisille kuluttajille.

Euroopan Unionin uuteen verkkolaskudirektiiviin pohjautuvan lakiuudistuksen tavoitteena on nopeuttaa sähköiseen laskutukseen siirtymistä sekä yhdenmukaistaa kaupankäyntiä. Verkkosivuiltamme voit lukea uutta verkkolaskulakia käsittelevän kattavamman tietopaketin.

5. Mitä verkkolaskutukseen siirtyminen vaatii yrittäjältä?

Verkkolaskun lähettämistä varten sinulla olisi hyvä olla käytössäsi erillinen laskutusohjelma tai laajempi taloushallinto-ohjelma, jolla voit lähettää laskuja. Isoltan tarjoama Arkhimedes-laskutusohjelma sekä Procountor Solo ovat molemmat esimerkkejä mainitun kaltaisista ohjelmista.

Pienyrittäjille suunnitellut sähköisen taloushallinnon ohjelmat toimivat nettiyhteyden avulla selaimessa, eli sinun ei tarvitse ladata tietokoneellesi mitään. Voit kirjautua ja lähettää verkkolaskuja tietokoneella, puhelimella tai tablettilaitteella, kunhan vain käytössäsi on internetyhteys.

Lisäksi tarvitaan verkkolaskuoperaattori, jonka kautta laskut välittyvät eteenpäin vastaanottajilleen. Pienyrittäjille suunnitelluista laskutusohjelmista löytyy usein valmis integraatio tiettyyn verkkolaskuoperaattoriin.

Esimerkiksi Isolta Arkhimedeksellä lähetetyt laskut kulkeutuvat perille Basware-verkkolaskuoperaattorin kautta. Tämä tarkoittaa, ettei sinun tarvitse itse tehdä erikseen sopimuksia verkkolaskuoperaattorien kanssa, vaan pääset heti laskutusohjelman käyttöönoton jälkeen luomaan verkkolaskuja.

Verkkolaskujen vastaanottomahdollisuus voi puolestaan sisältyä taloushallinto-ohjelmaan automaattisesti tai vaihtoehtoisesti voit tarvittaessa kytkeä sen erikseen päälle. Tämän jälkeen saat tietoosi oman verkkolaskuosoitteesi ja operaattoritunnuksesi, jotka voit välittää eteenpäin yhteistyökumppaneillesi. Näin he osaavat toimittaa sinulle laskut jatkossa verkkolaskuina.

Sooloyrittäjille suunnitellussa Procountor Solo -palvelussa kaikilla täysversiota käyttävillä asiakkailla on automaattisesti käytössä mahdollisuus sekä verkkolaskujen vastaanottamiseen että lähettämiseen.

verkkolaskun-lähettäminen1

6. Miten verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen käytännössä tapahtuvat?

Verkkolaskun lähettäminen ei sinänsä eroa juurikaan paperi- tai sähköpostilaskun lähettämisestä. Kun olet avannut laskutusohjelman ja näppäillyt laskutiedot kuntoon normaaliin tapaan, valitset vain laskun lähetystavaksi verkkolaskun.

Hyvä laskutusohjelma pitää automaattisesti huolen siitä, että lasku on nykyisten verkkolaskustandardien mukainen ja kaikki pakolliset laskumerkinnät on huomioitu.

Sitten tarvitset enää asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen lähettääksesi laskun perille. Ellet ole saanut osoitetietoja asiakkaaltasi, voit tarkistaa ne kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta. Useimmiten ajantasaisin tietolähde on kuitenkin asiakasyritys itse.

Entäpä sitten verkkolaskujen vastaanottaminen?

Jos käytössäsi on tähän tarkoitukseen soveltuva taloushallinto-ohjelma, sinun ei laskuja maksaaksesi tarvitse kirjautua erikseen verkkopankkiin, vaan saat laskut suoraan ohjelmaan. Sinun tehtäväksesi jää tarkistaa ja hyväksyä lasku, joka menee sen jälkeen automaattisesti maksuun eräpäivänä. Maksettu lasku kohdistuu suoraan kirjanpitoosi.

7. Voiko verkkolaskulle lisätä liitteitä?

No mikäpä ettei. Liitteiden lisääminen verkkolaskuille on pääsääntöisesti mahdollista kaikissa yleisimmissä tiedostomuodoissa – esimerkkeinä pdf, doc, docx, png, jpg, xls, xlsx, odt ja ods. Näitä tiedostomuotoja tukee myös Arkhimedes. Pdf on liitemuodoista yleisimmin tuettu, joten sen käyttöä suositellaan, mikäli vain mahdollista.

Lisäämäsi liitetiedot kulkeutuvat verkkolaskun mukana automaattisesti vastaanottajalle, jonka käyttämässä taloushallintojärjestelmässä ne voidaan käsitellä ja avata ohjelman omien toimintamallien mukaisesti.

Vastaanottajalta on hyvä varmistaa, millaisia liitetiedostoja hänen käyttämänsä ohjelma tukee. Ohjelma- ja operaattorikohtaisia eroja saattaa esiintyä.

8. Paljonko verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen maksavat?

Verkkolaskutuksen hintaan vaikuttaa muun muassa se, millä ohjelmalla luot tai vastaanotat verkkolaskuja, kuinka paljon niitä lähetät ja minkä verkkolaskuoperaattorin kautta laskut kulkevat.

Esimerkiksi Arkhimedes-laskutusohjelmalla lähetetyn verkkolaskun hinta on 0,59 euroa kappaleelta. Jos kuukausittainen laskumäärä on yli 50, hinta putoaa 0,39 euroon per lasku.

Procountor Solossa verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen maksavat 0,49 euroa kappaleelta.

Materiaali- ja postituskulut huomioiden verkkolaskutus on myös pienyrittäjälle paperilaskutusta halvempi vaihtoehto. Varsinkin hieman suuremmilla laskutusmäärillä verkkolaskutuksen rahalliset hyödyt korostuvat.

9. Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori on verkkolaskun lähettäjän ja vastaanottajan välissä toimiva sähköinen laskunvälittäjä – eli vähän kuin postitoimisto, jonka kautta verkkolasku kulkeutuu oikealle vastaanottajalle. Tunnettuja verkkolaskuoperaattoreita ovat muun muassa Basware, Maventa ja OpusCapita. Operaattorien lisäksi verkkolaskuja välittävät myös suomalaiset pankit, jolloin puhutaan pankkiverkon kautta tapahtuvasta laskunvälityksestä.

Arkhimedes-laskutusohjelmaa käyttäessäsi et tarvitse erillisiä sopimuksia verkkolaskuoperaattoreiden kanssa. Verkkolaskun lähettäessäsi lasku kulkeutuu perille yhteistyökumppanimme Baswaren avulla. Asiakkaasi vastaanottaa verkkolaskun käyttämäänsä taloushallinto-ohjelmaan. Voit aloittaa verkkolaskujen lähettämisen heti palvelun käyttöönoton jälkeen.

verkkolaskun-matka

Verkkolaskujen lisäksi pystyt toki lähettämään laskuja myös muissa muodoissa tarpeittesi mukaan – joko sähköpostilaskuina, paperilaskuina tai tulostuspalvelun kautta.

10. Mistä löydän asiakkaani verkkolaskuosoitteen?

Jos asiakasyrityksesi on kertonut sinulle vastaanottavansa verkkolaskuja, he ovat hyvin todennäköisesti ilmoittaneet samassa yhteydessä myös verkkolaskuosoitteensa ja operaattoritunnuksensa.

Voit kuitenkin tarvittaessa hyödyntää kansallista verkkolaskuosoitteistoa, josta voit hakea vastaanottajan verkkolaskuosoitetta ja operaattoritunnusta yrityksen nimellä tai y-tunnuksella. Monien yritysten verkkolaskutiedot on myös listattu niiden omille verkkosivuille.

Verkkolaskuosoite on yleisimmin joko:

  • OVT-muotoisena (esim. 003712345678),
  • IBAN-muodossa (esim. FI2112345600000785)
  • tai TE+OVT-muotoisena (esim. TE003712345678).

Laskua tehdessäsi verkkolaskuosoite on kirjoitettava täsmälleen oikeassa muodossa, koska laskut välitetään koneellisesti. Yleisimmät verkkolaskutusta koskevat virhetilanteet liittyvät nimenomaan vääriin osoitetietoihin.

Loppuyhteenveto: verkkolaskutuksen olennaisimmat seikat lyhyesti kerrattuna

Jos asiakkainasi on yrityksiä, huomioi 1.4.2020 mennessä, että pystyt tarvittaessa lähettämään heille verkkolaskuja. Asiakkaillasi on oikeus jättää maksamatta laskut, joita et pyynnöstä huolimatta toimita verkkolaskuina.

Verkkolaskutus ei vaadi sen kummoisempaa osaamista kuin paperi- tai sähköpostilaskun lähettäminenkään. Paperilaskutukseen verrattuna verkkolaskutus on kuitenkin nopeampi, halvempi ja turvallisempi tapa laskuttaa asiakkaita. Verkkolaskuina lähetetyt laskut myös maksetaan nopeammin ja varmemmin.

Helpoiten saat verkkolaskut liikkeelle, kun käytössäsi on pienyrittäjille suunniteltu laskutusohjelma, joka vastaa nykyisen lainsäädännön vaatimuksia. Arkhimedes-laskutusohjelmalla lähetät verkkolaskut asiakkaillesi ilman erillisiä verkkolaskuoperaattorien kanssa tehtäviä sopimuksia. Samalla ohjelmalla luot toki laskuja myös muissa muodoissa – aivan miten asiakkaillesi parhaiten sopii.

Halutessasi saat Arkhimedeksen käyttöön myös osana kattavampaa Procountor Solo -kirjanpito-ohjelmaa, jolla voit verkkolaskujen lähettämisen lisäksi myös vastaanottaa niitä muilta yrityksiltä.

Ota käyttöön ilmainen laskutusohjelma

Arkhimedes-laskutusohjelma

Hallitse myyntejäsi ja asiakkuuksiasi ilmaisella Isolta Arkhimedes-laskutusohjelmalla. Maksa vasta laskumääräsi kasvaessa.

Ota heti käyttöön tai Lue lisää