Ekonomihantering

Följ med dina kundfordringar

För ett företag är pengar som syre för människan. Det är en förutsättning för överlevnad. Det är alltså viktigt att företagaren håller koll på sina intäkter och utgifter - och framförallt följer med företagets obetalda fakturor. Om du av en eller annan orsak inte får in en betalning av en kund, måste du påminna om fakturan. När du har en fungerande uppföljning av fordringarna, vet du vem det är du ska påminna. När du sköter dina fordringar väl säkrar du att du får betalt för det arbete du gjort eller de produkter du sålt.

Tips på hur du håller koll på dina kundfordringar

Ta hjälp av ditt kontoutdrag som du får från banken och pricka av de fakturor som är betalda. Du sparar tid och undviker fel. Följ med obetalda, försenade och delvis betalda fakturor. Skicka betalningspåminnelser strax efter fakturans förfallodag. Ibland lönar det sig att ringa först. Ibland handlar det helt enkelt om att din kund bara glömt att betala eller att fakturan har gått iväg till fel adress.

Vad gör man om kunden inte betalar fakturan?

Om kunden inte betalar sin faktura skall du skicka en betalningspåminnelse. Betalningspåminnelsen är det första meddelandet om att fakturan är obetald och således har kunden möjlighet att sköta betalningen utan betydande extra kostnader. Om kunden trots allt inte betalar och ni inte kommit överens om ett alternativt betalningssätt, tex. ändrar på förfallodagen, kan du föra över den till en inkassotjänst.

När du fakturerar privatpersoner, dvs. konsumenter, kan du skicka iväg en betalningspåminnelse två veckor efter förfallodagen - ifall det läggs till en påminnelseavgift. Två veckor efter detta kan du skicka iväg den för inkasso.

När du fakturerar företagskunder finns det ingen regel för när du kan skicka iväg betalningspåminnelsen eller när du kan föra över fakturan till en inkassotjänst. Det lönar sig trots allt att vänta en vecka med betalningspåminnelsen och därefter igen en vecka innan du för över fakturan till en inkassotjänst.

Inköp och kvitton

Håll koll på dina utgifter

Motsatsen till dina kundfordringar är de skulder du har för dina egna inköp. Alltså dina leverantörsskulder. Dessa skulder är speciellt viktiga vid ditt bokslut men de är bra att följa upp genom hela räkenskapsåret. En förteckning över dina leverantörsskulder kallas för leverantörsreskontra. I leverantörsreskontran ser du hur mycket obetalda inköp ditt företag har i slutet av månaden. Leverantörsskulderna är en viktig del av din kassahantering och därför bör du ha tillgång till dem så att du kan granska situationen med jämna mellanrum.

Hanteringen av en leverantörsskuld börjar när du tar emot en faktura för ditt inköp. Dessa fakturor kallas för leverantörsfakturor. Observera att leverantörsskulden ur bokföringens synvinkel uppstår vid det ögonblicket när den köpta produkten eller tjänsten levereras. Detta har största betydelsen i samband med bokslutet. Om du t.ex. beställt varor som levereras i december men de faktureras först i januari daterade till december, skall du bokföra köpet till december. Om leverentörsfakturan däremot är daterad till januari periodiseras fakturans nettosumma till december och momsavdraget behandlas i januari.

Det lönar sig att sköta varje steg från att du tar emot en leverantörsfaktura till att den arkiveras i bokföringen så e ektivt som möjligt, och med en process som gör att risken för fel minimeras. Du kan underlätta hanteringen av leverantörsfakturorna genom att ta i bruk ett program för detta ändamål.

Det är väldigt behändigt att ta emot leverantörsfakturorna i elektronisk form, eftersom de då hålls i bättre ordning och du får dem automatiskt vidare till din leverantörsreskontra. För att fakturahanteringen ska vara så smidig som möjligt är det viktigt att du får in fakturorna på samma ställe där du kan godkänna dem, betala dem och föra över dem till bokföringen.

Utöver leverantörsfakturorna uppstår det också andra utgifter i företaget såsom kreditkortsköp, kontantköp och skattefria ersättningar som dagtraktamenten och milersättningar. Minimikravet för bokföringen av dessa utgifter är att utgiften är dokumenterad. Dokumentationen kan vara i elektronisk form så länge den finns tillgänglig i minst sju år. Kom också ihåg att föra över papperskvitton till bokföringen så fort som möjligt så att du inte glömmer bort eller tappar dem.

Det lönar sig att anteckna dina utgifter så detaljerat som möjligt så att man i efterhand kan få en uppfattning om hur de är anknutna till din affärsverksamhet. För dina kvitton från ett lunchmöte måste du t.ex. ange namnen på de personer och företag som var närvarande, och när mötet ägt rum.