Verkkolaskulaki 2020 - mitä se tarkoittaa pienyrittäjälle

Lyhyesti ja tiiviisti: Sinulla tulee olla valmius lähettää laskut verkkolaskuina 1.4.2020 jälkeen, jos asiakkaanasi on yrityksiä tai Suomen valtio. Laskun vastaanottajan ei 1.4.2020 jälkeen tarvitse maksaa muilla tavoin saapuneita laskuja, jos he ovat ilmoittaneet vastaanottavansa laskut verkkolaskuna.

Ja ei, PDF- tai sähköpostilasku ei kelpaa sähköiseksi laskuksi, vaan laskun pitää olla eurooppalaisen standardin mukainen.

Tässä artikelissa käymme läpi seuraavat asiat:

  1. Verkkolaskulaki ja sen vaikutukset pienyrityksille
  2. Minkälainen on uuden lain vaatima verkkolasku ja miten se lähetetään?
  3. Uusia tietosisältöjä laskuille
  4. Mitä termit sähköinen lasku, verkkolasku, verkkolaskustandardi, Finvoice tarkoittaa?
  5. Miten voit alkaa vaatimaan laskut verkkolaskuina?

Verkkolaskulaki ja sen vaikutukset pienyrityksille

Uuden EU:n verkkolaskudirektiiviin pohjautuvan lain tavoitteena on vauhdittaa siirtymistä sähköiseen laskutukseen ja yhdenmukaistaa kaupankäyntiä. Isossa kuvassa tämä mahdollistaa enemmän automatisointia, vähentää virheitä sekä poistaa manuaalisen työn vaiheita.

Yhtenäinen standardi mahdollistaa siis tehokkaammat taloushallinnon prosessit, kun laskujen tietosisältö kulkee oikein suoraan sähköisessä muodossa. Ja tottahan toki verkkolasku on myös se ekologinen vaihtoehto.

Uusi laki koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä. Lain myötä Suomen valtio ottaa jatkossa vastaan vain verkkolaskuja ja yrityksillä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina.

Jatkossa laskun vastaanottajalla on oikeus jättää laskut maksamatta, jotka tulevat paperisena tai PDF muodossa, jos laskun toimitustavasta on erikseen sovittu tai on pyydetty verkkolaskua.

Minkälainen on uuden lain vaatima verkkolasku ja miten se lähetetään?

Verkkolasku on sähköisen laskun aineisto, joka sisältää uuden lain vaatimat tiedot ja on näin yhteensopiva sekä laskuttajan että laskun vastaanottajan välillä.

Laskun tulee tukea Finvoice 3.0 tai TEAPPSXML 3.0 laskutusformaattia, mutta näistä sinun ei tarvitse huolehtia ainakaan käyttäessäsi meidän laskutusohjelmaa. Me hoidamme ne yhteensopivuuden puolestasi. (Viime vuonna vähän yli 9000 eri pienyrittäjää lähetti Isoltan kautta yhteensä yli 350 000 verkkolaskua…)

Isoltan laskutusohjelmalla verkkolaskujen lähettäminen onnistuu kaikilta! Saat tilin käyttöösi muutamassa minuutissa ja pääset samantien verkkolaskuttamaan.

verkkolaskun matka

Verkkolaskuna välitettävä lasku välitetään kumppanimme Baswaren toimesta asiakkaasi verkkolaskuoperaattorille, joka toimittaa laskun asiakkaallesi.

Uusia tietosisältöjä laskuille

Lain myötä laskuille tulee mukaan myös uusia tiettyjä pakollisia laskutustietoja, joita ei aiemmin ole vaadittu. Tästä ei kannata kuitenkaan turhaan huolestua, sillä eurooppalainen verkkolaskustandardi ottaa kantaa lähinnä laskun tietosisältöön, joka tarkoittaa hieman enemmän pakollisia tietoja, mutta myös entistä parempaa tietosisältöä laskuille.

Yritykset voivat esimerkiksi vaatia vastaanottamilleen laskuille entistä tarkempia tietoja, kuten sopimusnumeroa tai kilpailutuksen numeroa, johon laskutus perustuu.

Mikäli vaaditut tiedot puuttuvat laskulta, se voidaan hylätä. Esimerkiksi valtionhallinnon organisaatiot tulevat jatkossa vaatimaan entistä tarkempia tietoja laskuille.

Standardi takaa siis sen, että laskujen tietosisällöt ovat aina vakioita, kun esimerkiksi PDF laskut voivat olla minkä näköisiä vaan ja näin niiden käsittely on virhealtista sekä aikaa vievää.

Mitä termit sähköinen lasku, verkkolasku, verkkolaskustandardi, Finvoice tarkoittaa?

Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on tehty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa ja joka noudattaa EU:n sähköisen laskutuksen standardeja.

Suomalaisten päivitetyt verkkolaskustandardit (TEAPPSXML 3.0, Finvoice 3.0) ja kansainväliset verkkolaskuformaatit (UBL, CII) ovat hyväksyttyjä laskumuotoja. Sähköpostitse lähetetyt laskut eivät ole lain mukaisia sähköisiä laskuja.

Sinun ei tarvitse huolehtia näistä asioista niin kauan kuin käytössäsi on laskutusohjelma, joka on yhteensopiva uuden verkkolaskustandardin kanssa. Isolta Arkhimedes on yksi sellainen.

Myös sinä voit vaatia laskut verkkolaskuina

Lain myötä myös sinun laskujen käsittelyyn voi tulla helpotuksia, jos otat käyttöön verkkolaskujen vastaanottamisen. Tämä tarkoittaa sitä, että sinulla tulee olla käytössä ohjelmisto, johon voit ottaa vastaan verkkolaskuja.

Yksi tällainen on Isolta Arkhimedeksen päälle kehitetty Finago Solo, joka sisältää mahdollisuuden myös verkkolaskujen vastaanottoon.

Verkkolasku tulee automaattisesti ohjelmaan, jossa sitä voi tarkastella ja hyväksyä maksuun. Kun lasku on maksettu, se menee automaattisesti kirjanpitoon, jossa kirjanpitäjä saattaa lisätä siihen vielä omia merkintöjään.

Verkkolaskun käsittelyaika on huomattavasti pienempi, kun tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti ja voit hyväksyä ja maksaa laskun vain parilla klikkauksella.

Lyhyt muistilista tärkeimmistä asioista:

  • Suomen valtio ottaa vastaan vain verkkolaskuja 1.4.2020 jälkeen
  • Yrityksellä on oikeus vaatia toiselta yritykseltä lasku verkkolaskuna 1.4.2020 jälkeen
  • Laskun vastaanottajalla on oikeus jättää muuna kuin verkkolaskuna tuleva lasku maksamatta, jos verkkolaskua on pyydetty toimitustavaksi
  • Myös sinä yrittäjänä voit alkaa vaatimaan laskuttajiltasi verkkolaskuja
Ota käyttöön ilmainen laskutusohjelma

Arkhimedes-laskutusohjelma

Hallitse myyntejäsi ja asiakkuuksiasi ilmaisella Isolta Arkhimedes-laskutusohjelmalla. Maksa vasta laskumääräsi kasvaessa.

Ota heti käyttöön tai Lue lisää