Kirjanpitolaki edellyttää, että eri verokantojen alaiset myynnit ja ostot on helposti erotettavissa toisistaan aikajärjestyksessä pidettävässä kirjanpidossa. Laskutukseen tai kirjanpitoon käytettävät ohjelmistot mahdollistavat verokantojen erottelun ja tavallisesti kirjanpitäjä vielä tarkistaa käytettyjen verokantojen oikeellisuuden.

Arvonlisäverolaki määrittää viisitoista pakollista eri laskunmerkintävaatimusta laskun päiväyksestä, verokantoihin ja verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden perusteeseen. Mikäli laskumerkintävaatimuksia ei noudateta ja lasku ei sisällä edellytettyjä tietoja, ostaja voi menettää oikeuden arvonlisäveron vähennykseen.

Seuraavat merkinnät ovat arvonlisäverolain 209 e §:n mukaan pakollisia laskulla:

• laskun antamispäivä
• juokseva tunniste
• myyjän arvonlisäverotunniste
• ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on kyse tavaroiden yhteisömyynnistä
• myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
• tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
• verokanta
• suoritettavan veron määrä
• merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain taikka arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
• ostajan verovelvollisuudesta merkintä ”käännetty verovelvollisuus”
• ostajan laatimaan laskuun merkintä ”itselaskutus”
• tiedot uusista kuljetusvälineistä
• merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä-käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä-taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä-keräily- ja antiikkiesineet”
• merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä-matkatoimistot”
• merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
• muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun

Tietyissä tapauksissa arvonlisäverolaki antaa mahdollisuuden noudattaa kevyempiä laskumerkintävaatimuksia. Kevennettyjä laskumerkintävaatimuksia sovelletaan mm. vähittäiskaupassa tai muussa siihen rinnastettavassa lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuvassa myyntitoiminnassa.

EU:n direktiivin (2001/115/EY) mukaan yleiset laskumerkintävaatimukset tulee olla samat kaikissa EU:n jäsenvaltioissa. Jäsenvaltiot eivät voi vaatia muita laskumerkintöjä.

Laskutusaika, vaatimukset laskujen säilytyksen suhteen sekä muut laskutuskäytännöt saattavat kuitenkin poiketa toisistaan jäsenvaltioiden kesken. Lähtökohtaisesti myyjän tulee noudattaa sen maan laskutussäännöksiä, jossa myynti tapahtuu.

Mikäli teet ulkomaan kauppaa, olet velvollinen selvittämään, kuinka myynti ja osto käsitellään arvonlisäverotuksessa, esimerkiksi onko myynnistä maksettava Suomen vai jonkun toisen valtion arvonlisävero.

Ulkomaankaupan arvonlisäverotukseen vaikuttaa laskuttajan lisäksi:

• ostajan arvonlisäverovelvollisuus
• onko kyseessä tavaran vai palvelun myynti
• minkä maan arvonlisäverolakia sovelletaan
• onko kyseessä veroton vai verollinen myynti
• kuka suorittaa mahdollisen veron, myyjä vai ostaja käännetyn verovelvollisuuden perusteella.

EU:n alueen maakohtaiset ALV-prosentit löytyvät Veronmaksajien sivuilta: https://www.veronmaksajat.fi/luvut/Tilastot/Kulutusverot/Arvonlisavero/

Suomalaisen verovelvollisen myydessä tavaraa toiseen jäsenvaltioon yhteistömyyntinä, hänen on noudatettava Suomen arvonlisäverolain laskumerkintäsäännöksiä.

Myytäessä tavaraa toiseen EU-maahan arvonlisäverovelvolliselle elinkeinonharjoittajalle, tulee myyjän merkitä laskuun:

• oma alv-numero eli arvonlisäverotunniste
• ostajan alv-numero
• merkintä ALV 0 % -myynnistä asianmukaisella ALV, 0 -selitteellä.

Esimerkki tavaran myynnistä toiseen EU-maahaan arvonlisäverovelvolliselle elinkeinonharjoittajalle:

Yritys A Suomessa myy koneen 10 000 eurolla B:lle Belgiaan ja kone toimitetaan sinne. A:n myynti on veroton yhteisömyynti. A merkitsee laskuun oman alv-numeron lisäksi B:n alv-numeron sekä merkinnän ”VAT 0 % (Intra-Community supply)” tai ”ALV 0 % (Yhteisömyynti)”. B Belgiassa tekee verollisen yhteisöhankinnan. Arvonlisäveroilmoitus: 10 000 kohtaan Tavaroiden myynnit muihin EU-maihin. Yhteenvetoilmoitus: Kohtiin Maatunnus BE, Ostajan arvonlisäverotunniste B:n antama alv-numero sekä Tavaramyynnit arvo 10 000 euroa.

Lisää esimerkkejä EU-myyntien ja -ostojen ilmoittamisesta arvonlisäveroilmoituksissa: https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48693/esimerkkeja_eumyyntien_ja_ostojen_ilmoi/

Ulkomaille tapahtuvan laskutuksen monimuotoisuuden vuoksi arvonlisäverokäytäntö kannattaa epäselvissä tilanteissa tarkastaa Verohallinnolta. Arvonlisäverotusta ja muita verottajan palveluja koskevat palvelunumerot löytyy osoitteesta: https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/yhteystiedot-ja-asiointi/soita/

Lisätietoa ulkomaankapan arvonlisäverotuksesta: https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/tietoa-yritysverotuksesta/arvonlisaverotus/ulkomaankaupan_arvonlisaverotus/

Lisätietoa palvelujen ulkomaankaupan arvonlisäverotuksesta löytyy Verohallinnon syventävästä ohjeesta: https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48679/palvelujen_ulkomaankaupan_arvonlisavero/

Tavaran ostosta eli yhteisöhankinnasta toisesta EU-maasta on yleensä maksettava arvonlisävero. Arvonlisäveron alaiseen liiketoimintaan hankitusta ostosta voi kuitenkin yleensä vähentää siitä maksetun veron. Ostot ilmoitetaan Arvonlisäveroilmoituksella Verohallinnon Omavero-palvelussa. Tiedot ilmoitetaan Arvonlisäveroilmoituksen kohdissa:

• Tavaraostot muista EU-maista
• Vero tavaraostoista muista EU-maista
• Verokauden vähennettävä vero.

Ostoja ei siis ilmoiteta yhteenvetoilmoituksella.

EU:n sisäistä laskutusta helpottamaan on luotu ALV:n erityisjärjestelmä. Erityisjärjestelmään rekisteröitynyt myyjä voi hoitaa järjestelmän avulla arvonlisäverotukseen liittyvät ilmoitus- ja maksuvelvollisuutensa kaikkiin EU-maihin tunnistamisjäsenvaltionsa kautta.

Lähtökohtaisesti myyjän on noudatettava sen maan laskutussäännöksiä, jossa myynti tapahtuu.

Mikäli erityisjärjestelmää ei halua käyttää, on rekisteröidyttävä verovelvolliseksi kaikkiin niihin EU-maihin, joihin yritys myy erityisjärjestelmään kuuluvia palveluita muille kuin elinkeinonharjoittajille. Muut kuin elinkeinonharjoittajat tarkoittavat siis kuluttajia ja ei ALV-velvollisia toimijoita.

Lisätietoa ja rekistertöityminen ALV:n eritysjärjestelmään löytyy Verohallinnon verkkosivuilta: https://www.vero.fi/sahkoiset-asiointipalvelut/arvonlisaveron-erityisjarjestelman-asiointipalvelu/

Suomalainen yritys voi hakea palautuksena takaisin arvonlisäveron, joka sisältyy muissa EU-maissa liiketoimintaa varten hankittuihin tavaroihin ja palveluihin. Arvonlisäveron palautushakemuksen toiseen EU-maahan voi tehdä sähköisesti Suomen Verohallinnon ylläpitämässä ALVEU-palvelussa. Hakemusta ei voi tehdä paperisena.

Hakemus tulee tehdä 9 kuukauden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, johon kuuluvaa ajanjaksoa hakemus koskee.

Palvelu on käytettävissä osoitteessa: https://www.vero.fi/alveu

Verotuksen monimuotoisuuden vuoksi asiaan kannattaa syventyä vähintäänkin siltä osin kuin se tulee omaa liiketoimintaa koskettamaan. Apua ja tietoa löytyy runsaasti muun muassa aiemmin esitettyjen linkkien kautta ja Verohallinnon sivuilta. Myös kirjanpitäjät toimivat usein yrittäjän tukena verotuksen asiantuntijoina. Kirjanpito ja veroilmoitukset on mahdollista hoitaa myös itse, mutta toiminnan laajuus ja monimuotoisuus huomioon ottaen on hyvä pohtia, mitä on järkevää tehdä itse ja miltä osin työ kannattaa antaa ammattimaisesti ja tehokkaasti asioita hoitavalle kumppanille.