Verkkolaskujen vastaanotto – Yrittäjä, näin hyödyt aidosti sähköisistä ostolaskuista

Saapuvien laskujen käsittely ja maksaminen on hyvin harvojen pienyrittäjien lempipuuhaa – siksi kyseiset rutiinit kannattaa hoitaa pois päiväjärjestyksestä mahdollisimman tehokkaasti.

Tämän artikkelin luettuasi tiedät, miten ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuina voi sujuvoittaa arkeasi pienyrittäjänä. Kokosimme alle vastaukset olennaisimpiin aihetta koskeviin kysymyksiin.

Mitä ovat ostolaskut ja millä eri tavoilla niitä voi vastaanottaa?

Ostolasku tarkoittaa yrityksesi vastaanottamaa laskua tuotteiden, tavaroiden tai palveluiden ostamisesta. Käytännössä ostolasku voi olla:

  • paperilasku,
  • sähköpostitse saapuva lasku tai 
  • se aito ja oikea sähköinen lasku eli verkkolasku.

Vastaanottamasi ostolaskut muodostavat yrityksesi ostoreskontran, jolla tarkoitetaan laajempaa luetteloa maksetuista ja vielä maksamattomista ostolaskuista.

Ostolaskujen käsittelyprosessi voi vaihdella huomattavasti riippuen siitä, missä muodossa laskusi vastaanotat. Laskun saapumisen jälkeen lasku pitää tarkistaa ja maksaa, siirtää tavalla tai toisella kirjanpitoon ja vielä sen jälkeen arkistoida kirjanpitolain vaatimaksi ajaksi.

Paperilla tai sähköpostitse saapuvien laskujen käsittelyyn ja arkistointiin liittyy yleensä huomattava määrä manuaalisia työvaiheita, joista voit päästä eroon vastaanottamalla aidosti sähköisiä ostolaskuja.

Tutustutaan seuraavaksi verkkolaskujen hyötyihin hieman tarkemmin.

Viisi syytä vastaanottaa ostolaskut sähköisesti verkkolaskuina

Verkkolasku tarkoittaa rakenteisessa, sähköisessä muodossa olevaa laskua, jonka vastaanotat suoraan käyttämääsi taloushallinnon järjestelmään – mahdolliset liitteet kulkevat verkkolaskun mukana. Sähköpostitse saapuvat laskut pdf-tiedostoineen eivät ole verkkolaskuja. Jos verkkolaskun tarkempi käsitesisältö ei vielä ole tuttu, löydät seikkaperäisemmän selonteon asiasta edeltävän linkin takaa.

Huhtikuussa 2020 voimaan astunut uusi verkkolaskulaki mahdollisti sen, että voit halutessasi vaatia kaikki yrityksellesi saapuvat ostolaskut verkkolaskuina. Paperi- tai sähköpostilaskuja ei siis enää ole pakko hyväksyä lainkaan. Verkkolaskujen vastaanotto helpottaa elämääsi muun muassa seuraavilla tavoilla:

1. Säästät aikaa

Maksat verkkolaskuina saapuvat laskut nopeammin ja helpommin. Ei enää viitenumeroiden näpyttelyä, vaan pelkkä laskujen tarkistus ja hyväksyntä riittää. Mitä enemmän laskuja kertyy, sitä enemmän aikaa säästyy.

2. Vähennät virheitä

Riski unohduksista ja virheistä pienenee, kun kaikki laskut saapuvat samaan paikkaan, eikä maksutietoja tarvitse näppäillä käsipelillä. Verkkolasku ei myöskään voi hukkua samaan tapaan kuin paperiposti tai sähköpostin roskapostikansioon eksyvä lasku. Saapuvien verkkolaskujen tietosisältö on myös todennäköisemmin kunnossa, sillä hyvä laskutusohjelma varmistaa, että verkkolaskulta löytyvät kaikki pakolliset laskumerkintävaatimukset.

3. Pysyt paremmin kärryillä niin ostoista kuin myynneistä

Ostoja ja myyntejä on aiempaa helpompi seurata, kun sekä osto- että myyntilaskut ovat yhdessä paikassa. Taloushallinnon järjestelmä toimii samalla arkistona sekä lähetetyille että maksetuille laskuille, eikä niitä tarvitse erikseen skannata tai tulostaa. Kirjanpitoaineiston säilytykseen liittyvät vaatimukset täyttyvät kuin itsestään, ja kuukausittaiset myynnit ja ostot on helppo raportoida eteenpäin kirjanpitäjälle.

4. Vältät laskutuslisät

Verkkolaskuja vastaanottamalla säästyt muutamien eurojen paperilaskutuslisiltä, joita monet yritykset paperilaskujen lähettämisestä vaativat.

5. Vastaanotat laskusi turvallisimmalla mahdollisella tavalla

Verkkolasku on turvallinen laskutustapa, sillä lähettäjän ja vastaanottajan välissä toimiva verkkolaskuoperaattori tunnistaa kaupankäynnin osapuolet. Huijauslaskut saapuvat käytännössä aina paperilaskuina tai sähköpostitse.

Vaikka verkkolasku saattaa kuulostaa terminä tekniseltä, laskun vastaanottaminen ei käytännössä vaadi muuta kuin kaltaisellesi pienyrittäjälle suunnitellun oikeanlaisen ohjelmiston. Kaikki muu tarvittava tulee pääsääntöisesti ohjelmiston mukana.

Tarkemmat lisätiedot otat haltuun lukemalla seuraavan kappaleen.

Mitä verkkolaskujen vastaanottamiseen tarvitaan?

Ensinnäkin sinulla tulisi olla käytössäsi ohjelmisto, joka tukee verkkolaskujen vastaanottamista. Nykyaikaiset laskutus- ja kirjanpito-ohjelmistot toimivat pilvipalveluina, eli voit käyttää niitä millä tahansa tietokoneella tai mobiililaitteella, kunhan vain nettiyhteys toimii. Erillisiä latauksia tai asennuksia ei vaadita.

Toiseksi tarvitset verkkolaskuosoitteen, jonka kuitenkin saat useimmiten automaattisesti ohjelmiston mukana. Esimerkiksi Isoltassa voit tarkistaa oman verkkolaskuosoitteesi suoraan palvelun asetuksista Verkkolaskutus-välilehden alta. Yleisin verkkolaskuosoitteen muoto Suomessa on OVT-tunnus, jollaisen saat myös Isoltaa käyttäessäsi.

OVT-tunnus on vastaanottajan yksilöivä osa verkkolaskuosoitetta, jonka perusteella laskut ohjataan oikealle vastaanottajalle. OVT-tunnus koostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 + yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa (8 merkkiä), sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä). Siten OVT-tunnuksen pituus on 12–17 merkkiä. Voit hakea vastaanottajien OVT-tunnuksia julkisesta verkkolaskuosoitteistosta.

Esimerkiksi Isoltan OVT tunnus on 003718540478.

Lisäksi tarvitaan verkkolaskuoperaattori, jonka kautta lasku kulkeutuu lähettäjältä sinun käyttämääsi ohjelmistoon. Sinun ei tarvitse tehdä itse sopimuksia operaattoreiden kanssa, vaan asia on hoidettu valmiiksi puolestasi. Isoltassa operaattorikumppanina toimii Apix.

Ja viimeisenä muttei vähäisimpänä sinun on vielä hyvä kertoa laskuttajillesi, että haluat laskusi jatkossa verkkolaskuina. Voit tehdä tämän käyttämällä ohjelmasta löytyvää valmista viestipohjaa tai muulla vapaamuotoisella tavalla.

Oman verkkolaskuosoitteen voit lisätä myös verkkosivuillesi. Laskuttajasi löytävät sen jatkossa myös kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta.

Paljonko verkkolaskujen vastaanottaminen maksaa?

Verkkolaskun vastaanottamisen hinta riippuu käyttämästäsi ohjelmistosta sekä verkkolaskuoperaattorista. 

Yleensä laskut veloitetaan kappalehinnoilla. Esimerkiksi Isolta-laskutusohjelmassa sekä lähetetyn että vastaanotetun verkkolaskun hinta on 0,49 euroa per lasku.

Paperilaskuihin verrattuna verkkolaskun vastaanottaminen on edullisempaa, sillä hyvin usein yritykset veloittavat paperilaskujen lähettämisestä vähintään muutaman euron lisämaksun.

Myös verkkolaskujen tuoma ajansäästö paperi- ja sähköpostilaskuihin nähden on huomattava varsinkin laskupinon kasvaessa. Yrittäjän kiireisessä arjessa aikakin on rahaa.

Verkkolaskuja saadessasi sinun ei tarvitse näpytellä maksutietoja käsin tai siirrellä laskuja manuaalisesti eri järjestelmästä toiseen. 

Samalla arkistointikin hoituu automaattisesti, kun kaikki saapuvat laskut löytyvät heti yhdestä ja samasta paikasta. Voit unohtaa tulostamisen, skannailun tai paperilaskujen muuntamisen sähköisiksi pdf-tiedostoiksi.

Verkkolaskujen vastaanottaminen ja maksaminen Isoltassa

Pienyrittäjät hoitavat taloushallintonsa helpoiten juuri heille suunnitelluilla työkaluilla. 

Alla on lyhyesti kerrottu, miten verkkolaskujen vastaanottaminen hoituu Isolta-laskutusohjelmassa.

Palveluumme toimii pilvipalveluina ilman asennuksia, ja se on suunniteltu yksinomaan sooloyrittäjien ja pienyritysten tarpeisiin. Tämä näkyy myös palvelun hinnoittelussa.

Oman verkkolaskuosoitteesi löydät ohjelman asetuksista Verkkolaskutus-välilehden alta. Samasta paikasta voit suoraan informoida laskuttajiasi siitä, että haluat jatkossa laskusi verkkolaskuina. Jos satut käyttämään jo esimerkiksi pankin tarjoamaa palvelua verkkolaskujen vastaanottoon, voit lopettaa sen heti, kun verkkolaskuosoitteesi näkyy Isoltassa.

Kaikki saapuneet verkkolaskut saat näkyviin klikkaamalla Ostolaskut-välilehteä. Saat tiedon saapuneista laskuista myös sähköpostiisi. Laskut maksat verkkopankissasi, ja tähän on olemassa kaksi nopeaa tapaa:

  1. Jos käytät pankin mobiilisovellusta, nappaa kuva tietokoneen näytöllä näkyvästä QR-koodista. 
  2. Voit myös vaihtoehtoisesti kopioida laskutiedoissa näkyvän virtuaaliviivakoodin ja syöttää sen verkko- tai mobiilipankkiin.

Molemmilla tavoilla vältyt maksutietojen manuaaliselta näpyttelyltä, mutta halutessasi voit toki syöttää tiedot myös käsin.

Tarkemmat lisätiedot verkkolaskujen vastaanottamisesta löydät kuvien kera Isoltan tukipalvelusta.

Lisätietoa verkkolaskutuksesta ja verkkolaskujen lähettämisestä

Tässä artikkelissa käsittelimme verkkolaskuja niiden vastaanottamisen näkökulmasta. Jos kaipaat lisää yleisempää tietoa verkkolaskutuksesta, tutustu seuraaviin Isoltan verkkosivuilta löytyviin artikkeleihin:

Vastaanota ostolaskut verkkolaskuina vaivattomasti

Saat tilin käyttöösi muutamassa minuutissa ja pääset saman tien verkkolaskutuksen pariin.

Yhteystiedot

Isolta Oy
Keilaniementie 1
02150 ESPOO
info@isolta.fi

Isolta on osa Accountor-konsernin
FMS-ohjelmistoliiketoimintaa.

Apix Messaging | Ecom | eTasku | Procountor | Financial Flow

Asiakaspalvelu

0207 181 710
info@isolta.fi
ma-to 9-16, pe 9-14

Usein kysytyt kysymykset