Myyntireskontra

Raha on yritykselle kuin ilmaa, jota yrittäjä hengittää tai kasvun mahdollistavaa vettä, joka yrityksen tilille sataa kun myynti toimii. Yrittäjän on tärkeää pitää huolta myyntireskontrastaan - eli pitää itsensä ja kirjanpitonsa ajan tasalla maksamattomista laskuista. Saatavien hallinta on myös osa asiakaspalvelua. Mikäli asiakkaan suoritusta ei syystä tai toisesta kuulu, ajantasaisen reskontran avulla tietää, ketä pitää muistuttaa. Hoitamalla saatavat hyvin pidät huolen siitä, että tehdystä työstä tulee rahaa tilille.

Vinkkejä saatavien hallintaan

Merkitse maksumerkinnät laskuihin pankin sähköisen viiteaineiston avulla. Säästät aikaa ja vältät virheitä Seuraa avoimia, erääntyneitä ja osittain maksettuja laskuja Lähetä maksumuistutukset pian eräpäivän jälkeen. Usein kannattaa ensin jopa soittaa. Monesti kyse on vain unohduksesta tai väärään osoitteeseen lähetetystä laskusta.

Mitä tehdä, jos asiakas ei maksa laskua?

Mikäli asiakas ei maksa laskuaan, tulee asiakasta muistuttaa laskusta. Muistutus on ensimmäinen ilmoitus erääntyneestä laskusta. Näin asiakkaalla on mahdollisuus hoitaa erääntynyt lasku ilman merkittäviä kuluja. Jos asiakas ei maksa muistutuksen jälkeenkään, riidaton saatava voidaan periä perintäkirjeellä. Ennen perintää kannattaa kuitenkin hakea ratkaisua vaihtoehtoisella maksusopimuksella, esimerkiksi eräpäivän siirrolla.

Kuluttajasaatavissa maksuhuomautuksen voi lähettää kaksi viikkoa laskun erääntymisestä, mikäli sen yhteydessä veloitetaan huomautuskuluja. Kaksi viikkoa tämän jälkeen voidaan lähettää perintäkirje.

Yrityssaatavissa ei ole perintälain mukaan päivämäärärajoitteita muistutukselle tai perintäkirjeelle. Suositeltavaa on odottaa viikko eräpäivästä ennen muistuttamista, minkä jälkeen edelleen viikko ennen perintään siirtämistä.

Ostoreskontra

Kulut hallintaan

Myyntisaatavan vastapuoli on ostovelka eli se, mitä olet ostoistasi velkaa. Ostovelat on erityisen tärkeä kirjata tilinpäätöksen yhteydessä, mutta ne tulisi olla jatkuvasti selvitettävissä myös tilikauden aikana. Luetteloa ostoveloista kutsutaan ostoreskontraksi. Ostoreskontra kertoo kuinka paljon yhtiöllä on kuukauden lopussa ostoja, joita ei ole vielä maksettu. Ostovelat on tärkeä osa kassan hallintaa ja siksi sinulla tulisi olla ainakin pääsy tarkastelemaan niitä.

Ostovelan käsittely alkaa yleensä siitä, kun otat vastaan laskun. Vastaanotettuja laskuja kutsutaan ostolaskuiksi. Huomaa, että kirjanpidossa ostovelka syntyy siitä hetkestä, kun tuote tai palvelu on toimitettu. Tämä on erityisen tärkeää huomioida tilinpäätöksen yhteydessä. Jos siis esimerkiksi tilikausi vaihtuu vuodenvaihteessa ja joulukuussa saamasi tavara laskutetaan vasta tammikuussa joulukuun päiväyksellä, tulee osto kirjata joulukuulle. Jos ostolaskussa päiväys on tammikuulle, jaksotetaan ostolaskun nettosumma joulukuulle ja alv-vähennys käsitellään tammikuussa.

Vaiheet laskun vastaanotosta kirjanpidon arkistointiin asti tulisi olla järjestetty mahdollisimman tehokkaasti ja virheet minimoiden. Ostolaskujen hallintaan on siis parasta olla laskujen käsittelyä helpottava ohjelma.

Ostolaskut kannattaa vastaanottaa sähköisesti, tällöin ne pysyvät paremmin tallessa. Kun lisäksi pyydät laskun verkkolaskuna, saat sen kirjattua automaattisesti ostoreskontraohjelmaasi. Tärkeää on, että laskut saa ohjattua ja kirjattua yhteen paikkaan, josta laskut voidaan hyväksyä, siirtää maksuun ja edelleen kirjanpitoon.

Yritystoiminnassa syntyy ostolaskujen lisäksi muitakin kuluja. Tällaisia voivat olla mm. yrityksen pankkikortti-, luottokortti- ja käteisostot, sekä verottomat korvaukset kuten päivärahat ja kilometrikorvaukset. Vähimmäisvaatimuksena kuluista tulee säilyttää dokumentaatio, joka voi olla myös sähköisessä muodossa. Se on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Myös paperikuitit on hyvä kirjata mahdollisimman nopeasti ylös, ennen kuin asia unohtuu ja kuitit pääsevät mahdollisesti häviämään.

Ostot ja kulut on hyvä kirjata riittävän tarkasti, jotta jälkikäteenkin voidaan nähdä miten ne ovat liittyneet liiketoimintaasi. Esimerkiksi palaveria varten hankittujen kahvitarjottavien kohdalla pitää ilmoittaa palaveriin osallistuvat osapuolet: henkilöiden nimet ja yritykset.