Toiminimen kirjanpidon hoitaminen riippuu täysin yrittäjän omista motiiveista ja lähtökohdista. Jos yrittäjän liiketoiminta on hyvin pienimuotoista ja tositteita kertyy vain muutama kuukaudessa, kirjanpitoa voi hyvinkin yrittää tehdä itse. Tähän tarpeeseen tarjoamme myös mainion, maksuttoman kirjanpidon pohjan.

Tähän vaihtoehtoon päätyvät usein varsinkin sellaiset yrittäjät, joilla on jo aiempaa kokemusta kirjanpidon lukuisista koukeroista. Jonkin verran on myös heitä, jotka haluavat opetella kirjanpitoa tekemällä sitä itsenäisesti.

Aivan pystymetsästä urakkaan ei silti kannata ryhtyä. Jos toiminimen kirjanpito ei ole entuudestaan lainkaan tuttua, emme välttämättä suosittele sen tekemistä ilman apuvoimia. Perustietoja toiminimiyrittäjien kirjanpidosta voi tarkastella esimerkiksi Verohallinnon verkkosivuilta.

Vaikka toiminimen kirjanpidon voi tehdä itse, moni yrittäjä haluaa avuksi alan ammattilaisen. Toiminimen kirjanpito ulkoistetaan usein kahdesta olennaisesta syystä:

• ajan (ja myöhemmin rahan!) säästyminen ja
• varmuus siitä, että kirjanpito tulee hoidettua oikein.

Avaamme alla tarkemmin näitä kahta näkökulmaa.

”Teen itse toiminimen kirjanpidon ja säästän pitkän pennin. Vai säästänkö?”

Yrittäjän uraa aloittelevat ihmiset aprikoivat usein kirjanpidon ulkoistamisen kuluja.

Jos tilitoimisto laskuttaa kuukaudessa palveluistaan esimerkiksi 100 euroa, yrittäjä voisi periaatteessa säästää tämän summan tekemällä kirjanpitonsa itse.

Kolikolla on kuitenkin aina kääntöpuolensa. Mitä jos kirjanpidon selvityksiin, kirjaamisiin ja tarkistuksiin kuluvat työtunnit käyttäisikin oman ydintyön tekemiseen?

Tässä kohtaa moni saattaa tuumata, että yrittäjän uran alkuvaiheessa töitä ei välttämättä ole vielä täysipäiväisesti – kirjanpidosta selviytyy siis hyvin varsinaisten töiden ohessa. Jos yritystoiminta kuitenkin ottaa tuulta alleen, työt saattavat lisääntyä hyvinkin nopeasti.

Tällöin kirjanpidon hoitaminen voi jo muuttua selviytymistaisteluksi, kun tilitapahtumien ja tositteiden määrä kasvaa ja kirjaamisiin käytetty aika alkaa olla pois tuottavasta työstä.

Kirjanpidon ulkoistaminen näkyy siis alkuvaiheessa lähinnä säästyneenä aikana, mutta myöhemmin myös rahana. Monet omatoimikirjanpitäjät kääntyvät tilitoimiston puoleen siinä vaiheessa, kun töiden määrä alkaa lisääntyä ja kirjanpidossa alkaa tulla eteen enemmän huomioitavia asioita ja pykäliä.

Kiinnostaako verotuslainsäädäntö? Kirjanpidon tekeminen itse vaatii aina paneutumista

Kirjanpidon tekeminen itse vaatii paitsi aikaa, myös paneutumista verotukseen ja lainsäädäntöön sekä niissä tapahtuviin muutoksiin. Koska kirjanpito on aina tehtävä pykälien mukaan, yrittäjän on oltava perillä lukuisista asioista, kuten esimerkiksi:

• ALV-kirjauksista,
• erilaisten kulujen vähennyskelpoisuuksista ja,
• prosenteista,
• tilinpäätöksestä ja
• verovelvoitteista ja määräajoista.

Listaa voisi jatkaa hyvin pitkään. Voisikin sanoa, että moni aloitteleva yrittäjä päätyy ulkoistamaan kirjanpitonsa oman mielenrauhan takia.

Yrittäjän arki on usein jo valmiiksi stressintäyteistä, joten kirjanpidon töitä on mukava antaa alan ammattilaisen hoidettavaksi. Tällöin itsellä on huolehdittavana yksi asia vähemmän.

Kumpi vaihtoehto on minulle oikea?

Täysin tyhjentävää vastausta otsikon kysymykseen on mahdoton antaa.

Jos aloitteleva yrittäjä kokee, että hänellä on aikaa, valmiuksia ja motivaatiota omatoimiseen kirjanpitoon, tätä vaihtoehtoa on turha lähteä kieltämäänkään.

Jos kirjanpidon sujuvuus tai oma ajankäyttö askarruttaa edes hitusen, tällöin oikea ratkaisu on aina ulkopuoliseen apuun turvautuminen. Sopivaa kirjanpitäjää tai tilitoimistoa etsiessä kannattaa kysellä neuvoja yrittäjätuttavilta sekä miettiä omia tarpeita ja toimintatapoja.

Vaikka toiminimen kirjanpito ulkoistetaan tilitoimistolle, yrittäjä vastaa tietenkin itse materiaalien (mm. maksetut laskut, kuitit ja muut tositteet) toimittamisesta kirjanpitäjälle, joka koostaa niistä kuukausikirjanpidon.

Tässä vaiheessa kannattaakin miettiä, kuinka tällaisista omatoimisista kirjanpidon rutiineista haluaa suoriutua.

Hoidatko tositteesi kirjanpitäjälle mieluummin sähköisesti tietokoneella ja puhelimella vai kiikutatko paperitositteet kirjekuoressa postilaatikkoon?

Entä maksatko laskusi verkkopankin sijaan mieluummin kirjanpito-ohjelmassa, jolloin maksu kohdistuu heti kirjanpitoosi?

Toisin kuin yleisesti luullaan, sähköiset työkalut eivät enää automaation aikakaudella ole kalliita tai vaikeakäyttöisiä.

Ne sopivat hyvin yksinyrittäjienkin budjettiin, ja käytön opetteleminen on nopeaa eikä vaadi kirjanpidon asiantuntemusta.

Lopuksi

Toiminimen kirjanpidon hoitamisessa on siis oikeastaan kaksi olennaista kysymystä:

Teetkö kirjanpidon itse vai ulkoistatko sen tilitoimistolle? Hoidatko sinulle kuuluvat alustavat rutiinityöt paperilla vai sähköisesti?

Kun osaat vastata molempiin kysymyksiin, toiminimen kirjanpidon suunnittelu on jo hyvällä mallilla.