Kuittien ja tositteiden toimittaminen tilitoimistoon kirjeitse kerran kuukaudessa on kannattamatonta ajankäyttöä paitsi yrittäjän myös kirjanpitäjän kannalta. Kirjanpitorutiinejaan nykyaikaisin keinoin hoitavat yrittäjät ovat tilitoimistoille mieluisia asiakkaita muun muassa seuraavien syiden takia:
- Pienyrittäjiä voidaan palvella entistä tehokkaammin, eikä aika enää kulu siihen, että kirjanpitäjä käy kuukausittain läpi ison kasan paperikuitteja ja tallentaa ne käsipelillä kirjanpitoon.
- Aineistojen sähköinen vastaanottaminen mahdollistaa sen, että kaikki tarvittavat materiaalit kulkeutuvat ajoissa ja oikeassa muodossa kirjanpitäjän saataville. Kirjanpitäjän ei enää tarvitse käyttää aikaansa puuttuvien kuittien perään soitteluun. Sähköinen ohjelma – kuten esimerkiksi Procountor Solo – muistuttaa yrittäjää, mikäli kirjanpitoaineistosta puuttuu materiaaleja.
- Sähköinen palvelu voidaan tilitoimistossa paketoida selkeäksi kokonaisuudeksi, jonka hyödyt on helppo osoittaa asiakkaalle. Palvelun tarkka sisältö ja hinnoittelu sovitaan yrittäjän kanssa, joten kirjanpidon kuukausihintaa ei tarvitse arvailla.
Kun taustatyöt on tehty huolella ja sooloyrittäjän taloushallinnon paketti saadaan aidosti hoidettua yhdessä järjestelmässä, säästö ajankäytössä voi kuukaudessa olla huomattava niin yrittäjälle kuin kirjanpitäjälle. Hyötyä koituu sitä enemmän, mitä suuremmaksi tositteiden määrä kasvaa. Rutiinitöihin kuluvan ajan minimointi edesauttaa myös sitä, että yrittäjä saa entistä enemmän irti tilitoimiston palveluista ja kirjanpitäjänsä ammattitaidosta.
Lopuksi: perinteinen vai sähköinen taloushallinto?
Taloushallintorutiinien hoitaminen perinteisellä tavalla voi olla kelvollinen vaihtoehto, jos paperikuittien ja -tositteiden määrä jää kuukaudessa hyvin vähäiseksi. Tällöin voit halutessasi tehdä kirjanpitoa myös itse.
Omatoimikirjanpito onkin varsin yleinen valinta erityisesti uusille toiminimiyrittäjille, jotka eivät vielä tarkasti tiedä, mihin suuntaan liiketoiminta on lähdössä. Isoltan verkkosivuilta löydät ilmaisen kirjanpitopohjan, joka on tarkoitettu toiminimien yhdenkertaisen kirjanpidon tekemiseen.
Jos yritystoimintasi kuitenkin lähtee kasvamaan, tositemäärät ja kirjanpidon töihin kuluva aika lisääntyvät nopeasti. Huomioitavia asioita tulee eteen yhä enemmän ja riski kirjanpidon virheille kasvaa. Tämä on varsin yleinen ajankohta, jossa kirjanpito siirretään tilitoimiston hoidettavaksi.
Kirjanpidon ulkoistamisesta huolimatta omalle vastuullesi jää päättää, millä tavalla toimitat tarvittavat materiaalit tilitoimistoon. Sähköinen taloushallinto säästää tuntikaupalla aikaasi, kun laskujen lähettäminen ja maksaminen, kuittien tallentaminen sekä aineistojen toimittaminen tehdään yhdellä ohjelmalla. Kuukausittainen kirjanpitoaineistosi valmistuu työn ohessa kuin huomaamatta, ja kaikki aineistot ovat tallessa samassa paikassa.
Kirjanpitäjäsi vastaanottaa aineistot sähköisesti siistissä järjestyksessä ja manuaaliseen työhön kuluva aika vähenee huomattavasti – molemmat osapuolet kiittävät.