Ennakkomaksu tutuksi – mitä pienyrittäjän tulee tietää ennakkolaskutuksesta?

Yrittäjänä olet tottunut siihen, että tuotteen tai palvelun toimittamisen jälkeen lähetät asiakkaallesi laskun. Joissakin tilanteissa rahat asiakkaalta olisi kuitenkin hyvä saada jo etukäteen joko osittain tai kokonaan. Tässä artikkelissa tutustumme lyhyesti ennakkomaksun käsitteeseen sekä siihen, missä tilanteissa ennakkolaskutuksen hyödyntäminen voi olla fiksua pienyrittäjälle. Artikkelin lopusta löydät ennakkolaskupohjan, jonka voit ladata ilmaiseksi käyttöösi.

Mikä on ennakkomaksu?

Kuten nimikin kertoo, ennakkomaksu tarkoittaa maksua, jonka saat asiakkaaltasi jo ennen palvelun tai tuotteen toimittamista. Sopimuksestanne riippuen voit laskuttaa sovitun summan joko osittain tai kokonaan etukäteen.

Voit lähettää asiakkaallesi erikseen ennakkolaskun ja niin sanotun loppulaskun. Toinen vaihtoehto on laskuttaa sekä ennakkomaksu että loppuerä samalla laskulla. Tällöin voit lisätä laskun lisätietoihin maininnan päivämäärästä, johon mennessä ennakkomaksu on maksettava. Loppulaskuun tulee merkitä palvelun tai tavaroiden toimituspäivä.

Sähköistä laskutusohjelmaa käyttäessäsi voit myös yleensä merkitä tuoteriville miinusmerkkisen summan. Tästä voi olla apua, jos laskutat asiakastasi kahdella eri laskulla ja haluat merkitä toiseen laskuun, että osa suorituksesta on jo maksettu ennakkoon. Yleensä selkeintä on kuitenkin laskuttaa loppulaskulla suoraan vain jäljellä oleva summa ilman vähennyksiä.

Ennakkolaskujen luontia koskevissa käytännöissä voi olla laskutusohjelmakohtaisia eroja. Esimerkiksi Isoltan laskutusohjelmassa ennakkomaksun pyytäminen onnistuu yksinkertaisimmin luomalla kaksi erillistä laskua.

Millaisissa tilanteissa ennakkolaskutusta yleensä käytetään?

Mitä pitkäkestoisemmasta, yksilöllisemmästä ja rahakkaammasta palvelusta on kyse, sitä yleisempää ennakkomaksujen pyytäminen pääsääntöisesti on. 

Monilla toimialoilla asiakkaat ovat tottuneet siihen, että ainakin osa kokonaissummasta on maksettava ennakkoon. Tämä on varsin normaali käytäntö esimerkiksi lyhytaikaisissa tilavuokrauksissa, monissa projektiluonteisissa töissä tai pitopalveluja ostettaessa.

Ennakkolaskutusta hyödyntämällä pienennät luottotappioriskiä ja nopeutat samalla kassankiertoasi. Voit siirtyä käyttämään ennakkolaskutusta myös silloin, jos joku nykyisistä asiakkaistasi makselee laskujaan jatkuvasti myöhässä.

Ennakkomaksun määrä kannattaa tällöin mitoittaa tilannekohtaisesti projektin rahallista arvoa ja asiakkaasi maksukykyä vasten. Luotettavalle ja ostamiseen sitoutuneelle asiakkaalle ennakkomaksun maksaminen harvemmin on ongelma.

Miten ennakkolaskutus huomioidaan kirjanpidossa?

Kun saat asiakkaaltasi ennakkomaksun ennen tuotteen tai palvelun toimittamista, kyseessä on kirjanpidon näkökulmasta velka. Kirjanpidossa myyntitulo syntyy vasta, kun palvelu tai tuote on toimitettu.

Ennakkomaksun voit kirjata esimerkiksi Saadut ennakot -velkatilille. Arvonlisäveron kirjaat alv-velaksi. Palvelun tai tuotteen toimittamisen jälkeen ennakkomaksu kirjataan lopulta tuloksi myyntitilille. Velkaa vähentävä vastakirjaus puolestaan tehdään myyntiennakoiden tilille.

Arvonlisäveron tilityksen kohdekuukausi määräytyy ennakkomaksun maksuajankohdan mukaan. Palvelun tai tavaran toimituspäivä ei siis ole merkitsevä.

Kirjanpitäjäsi huolehtii oikeaoppisista kirjauksista, kunhan vain muistat toimittaa hänelle ajoissa kaikki tarvittavat tositteet.

Katso malli ennakkolaskusta ja lataa ilmainen pohja

Isolta-laskutusohjelmaa käyttäessäsi voit luoda kaksi erillistä laskua, jos haluat pyytää ennakkomaksua asiakkaaltasi. Voit myös hyödyntää valmista ennakkolaskupohjaa, jonka saat ladattua ilmaiseksi käyttöösi alta.

Laskutusohjelma

  • Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanotto
  • Valmiit, selkeät laskupohjat (myös tilisiirto)
  • Raportit laskuista kirjanpitäjää varten
  • Automaattinen laskun numerointi
  • Tallennetut laskutusasetukset
  • Laskut tallessa luettelossa

Miksi tarjoamme ilmaisen laskutusohjelman?

Excel-ennakkolaskupohja

  • Laskupohjan kopiointi uudeksi
  • Laskupohjan muokattavuus
  • Valmis laskupohja

Ilmainen laskutusohjelma

Yli 5 miljoonaa lähetettyä laskua

Lukematon määrä säästettyjä työtunteja.

30 000 tyytyväistä asiakasta

98 % suosittelee.

Verkkolaskutus heti käytössä

Ei erillisiä sopimuksia operaattoreiden kanssa.

Luotettava ja vakavarainen

Palvelua jo yli 15 vuoden ajan.

Tietoturvallinen ja helppokäyttöinen

Miksi tarjoamme ilmaisen laskutusohjelman

Haluamme, että jokainen yrittäjä voi käyttää laskutukseen suunniteltua työkalua. Isolta-laskutusohjelman ilmaisversiolla voi luoda ja lähettää pienen määrän paperi, PDF- tai sähköpostilaskuja. Kun lasku- ja asiakasmäärä kasvaa, käyttäjä voi laajentaa maksullisiin laajuuksiin. Tämän vuoksi voimme tarjota perustarpeisiin ilmaisen laskutusohjelman.

Ilmaislaajuus tukee myös verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottoa. Verkkolaskutus on kuitenkin palvelussa maksullinen palvelu. Verkkolaskutus on palvelussa aina heti käytössä ja saat sen käyttöösi edulliseen kappalehintaan.

Olemme toimineet suomalaisten yrittäjien parissa jo 20 vuoden ajan ja yrittäjyys on sydämemme asia. Tehtävämme on kysyä, kuunnella ja auttaa – kehittää palvelua sinun toiveidesi mukaan.

Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen

Isolta-laskutusohjelman avulla voit lähettää ja vastaanottaa kaikki laskusi verkkolaskuina. Yrityksille ja kuluttajille. Lähettämällä myyntilaskusi verkkolaskuina, saat rahat varmemmin tilillesi. Nopeutat ostolaskujen käsittelyä vastaanottamalla ne verkkolaskuina ja siirtämällä maksuun joko QR-koodin tai virtuaaliviivakoodin avulla.

Verkkolaskutus yrittäjille

Lue lisää, miten voit tehostaa myyntilaskutustasi verkkolaskujen avulla.

Verkkolaskutus kuluttajille

Lue lisää, miten voit lähettää verkkolaskuja kuluttajille suoraan puhelimeen.

Verkkolaskujen vastaanotto

Lue lisää, miten voit nopeuttaa ostolaskujesi käsittelyä verkkolaskujen avulla.

Verkkolaskutus tutuksi

Mikä verkkolasku oikeastaan edes on? Lue lisää ja ota verkkolaskutus haltuun.

Käyttöönotto 2 minuutissa – ei sitoumuksia

Ilmainen laskutusohjelma

Ilmainen laskutusohjelma vähän laskuttaville. Maksulliset laajuudet ovat hinnoiteltu sopivaksi jokaiselle yrittäjälle — maksa vasta, kun myyntisi kasvaa.

Laskutusjaksot:

Laskutus Luo ja lähetä laskut vaivattomasti, käytä eri laskupohjia sekä viivakoodia.

Saatavien seuranta Näet yhdellä silmäyksellä listan avoimista, erääntyneistä ja maksetuista laskuista. Pankin viiteaineiston sisäänluku helpottaa tätä entisestään.

Maksumuistutukset ja hyvityslaskut Lisää muistutuskulut sekä viivästyskorko ja lähetä maksumuistutus asiakkaalle. Voit myös hyvittää lähettämäsi laskun.

Myynnin raportointi Raportointi- ja hakutoiminnoilla tiedät miten yrityksesi liiketoiminnassa menee. Lähetä raportti myös kirjanpitäjällesi!

Asiakkuudenhallinta Pidä kirjaa asiakkaidesi ostoista, yhteydenpidostanne ja lupaamistasi asioista.

Tuoterekisteri Lisää tuntihinnat, tuotteet ja palvelut tuoterekisteriin ja käytä niitä kätevästi laskutuksen yhteydessä.

Tilausvahvistukset, tarjoukset ja lähetteet Voit luoda tarjouksia, tilausvahvistuksia tai lähetteitä laskuluonnoksen pohjalta.

Sähköposti- ja PDF-laskut per lähetetty lasku Lähetä lasku suoraan ohjelmasta asiakkaan sähköpostiin, tai lataa lasku PDF tiedostona ja tulosta/lähetä se erikseen.

Verkkolasku yritykselle per lähetetty lasku Lähetä lasku verkkolaskuna suoraan vastaanottajan ostolaskujärjestelmään.

Verkkolasku kuluttajalle per lähetetty lasku Lähetä lasku verkkolaskuna suoraan vastaanottajan MobilePay-tiliin.

Ostolasku per vastaanotetty lasku Vastaanota ostolasku verkkolaskuna suoraan Isolta-tilillesi.

Tulostuspalvelu per lähetetty lasku Lähetä lasku tulostuspalveluun, joka hoitaa paperilaskun tulostamisen ja postittamisen puolestasi.

Maksuhäiriömerkinnän tarkistus Tarkista onko asiakkaallasi maksuhäiriömerkintöjä.

Palkanmaksu per maksettu palkka Maksa palkat itsellesi ja työntekijöillesi kätevästi. Maksat vain yhden maksun ja palvelu hoitaa puolestasi kaikki viranomaisilmoitukset ja maksut.

Perintäpalvelu per lähetetty lasku Lähetä erääntynyt lasku perintään ammattimaisen perintätoimiston hoidettavaksi.

Maksuvalvonta per lähetetty lasku Ulkoista laskujesi maksuseuranta meille. Muistutukset ja perintään ohjaus kuuluu palveluun.

Kassaturva (laskurahoitus) per lähetetty lasku Saat rahat tilillesi heti laskun lähettämisen jälkeen. Laskusaatava toimii rahoituksen vakuutena.

Starter

Saat pienillä laskumäärillä Isolta-laskutusohjelman ja sen kaikki ominaisuudet käyttöösi maksutta. Kun liiketoimintasi kasvaa ja laskuraja täyttyy, voit laajentaa maksulliseen versioon. Verkkolaskut, tulostuspalvelu, maksuhäiriöiden tarkistus ja perintäpalvelu ovat maksullisia lisäpalveluita, joista veloitamme erikseen toteutuneiden transaktioiden mukaan.

Voit myös kasvattaa ilmaisten laskujen määrää suosittelemalla Isolta-laskutusohjelmaa tuttavillesi. Jos tuttavasi ottaa ohjelman käyttöön, saatte molemmat 5 ilmaista laskua lisää lähetettäväksi.

0

/ kk

0€

0,59€

0,59€

0,59€

2,26 €

2,00 €

12,00 €

1,00 €

Hinta määrittyy laskun summan ja maksuehdon mukaan.

Pro

Laskutat rajattomasti ja käytössäsi on kaikki Isolta-laskutusohjelman monipuoliset toiminnallisuudet. Voit valita itsellesi sopivan laskutusjakson 1, 3 tai 12 kk. Tilaus uusiutuu automaattisesti ellet irtisano sopimusta ennen seuraavaa laskutuskautta.

Verkkolaskut, tulostuspalvelu, maksuhäiriöiden tarkistus ja perintäpalvelu ovat lisäpalveluita, joista veloitamme erikseen toteutuneiden transaktioiden mukaan.

12,00

/ kk + alv

0€

0,59€

0,59€

0,59€

2,26 €

2,00 €

12,00 €

1,00 €

Hinta määrittyy laskun summan ja maksuehdon mukaan.

Premium

Premium-laajuus on sinulle vaivattomin. Se sisältää kaikki ohjelman työkalut ilman rajoituksia sekä Isolta Maksuvalvonta -palvelun, jolla ulkoistat saataviesi seurannan kokonaan.

Maksuvalvonta, verkkolaskut, tulostuspalvelu, maksuhäiriöiden tarkistus ja perintäpalvelu ovat lisäpalveluita, joista veloitamme erikseen toteutuneiden transaktioiden mukaan.

22,00

/ kk + alv

0€

0,59€

0,59€

0,59€

2,26 €

2,00 €

12,00 €

0,35€

0,35 €

Käyttöönotto 2 minuutissa – ei sitoumuksia

Yksinkertaista laskuttamista ohjelmalla

Laskuttaminen on Isolta-laskutusohjelmalla helppoa.

  • Kirjaa asiakas, lisää myymäsi tuotteet tai palvelut ja laskuta.
  • Ohjelma huolehtii automaattisesti lasku- ja viitenumeroista sekä tarjoaa mahdollisuuden luoda laskuja eri kielillä.
  • Lisäksi voit lähettää laskut joko perinteisesti paperisena tai sähköisesti, sinä valitset.

Katso viereisestä videosta kuinka teet laskun Isoltan-palvelun ilmaislaajuudella

Käyttöönotto 2 minuutissa – ei sitoumuksia

Tuotteenne on erittäin toimiva ja ihailtavalla tavalla kehittyy koko ajan käyttäjäystävällisemmäksi.

Petri Kiuttu
Stadin Dörtsi Oy

Laskun luominen on nautinnollista, helppoa ja nopeaa!

Tuomo Aura
Web-veistämö Oy

Online-systeemi vaikuttaa ainakin ensitestien perusteella todella tykiltä!

Arttu Muukkonen
Suunnittelutoimisto Koskine & Muukkone Oy

Ohjeet Excel-ennakkolaskupohjan käyttöön

  1. Tallenna laskupohja koneellesi ja avaa se Excelillä.
  2. Täytä yrityksesi perustiedot kenttiin E3, E4 ja E5 ja korvaa Isoltan logo omalla logollasi tai poista logo kokonaan.
  3. Anna jokaiselle laskulle juokseva laskunumero (kenttä L6) ja pankilta saamastasi viitenumeroluettelosta viitenumero (kenttään F54).
  4. Täytä laskukohtaisesti myös muut laskun perusasetukset kuten maksuehto, toimituspäivä yms.
  5. Anna halutessasi laskulle seloste kenttään C17.
  6. Täytä laskurivit tarvitsemillasi tiedoilla. Kappalemäärän (H-sarake) ja verottoman yksikköhinnan (J-sarake) sekä ALV-prosentin (K-sarake) perusteella lasketaan rivin yhteishinta (L-sarake) ja laskupohjan alalaidan veroerittely.
  7. Tulosta tai tallenna lasku PDF-tiedostoksi ja lähetä se asiakkaallesi postitse tai sähköpostitse.
  8. Tallenna jokainen tekemäsi lasku kopiona laskupohjasta omaksi tiedostoksi laskunumeron mukaan nimettynä.
  9. Arkistoi laskut kansioihin asiakkaittain, kuukausittain tai vuosittain järjestettynä.

Jotta laskupohja ei käytössä hajoaisi, osa sarakkeista on lukittu. Voit tarvittaessa purkaa lukituksen Excelin Tarkista-välilehdellä ”Suojaa työkirja” -toiminnon avulla.

Mikäli kaipaat laskutuspohjaasi tilisiirtolomakketta, kannattaa tutustua tarjoamaamme laskutusohjelmaan.

Haluatko kuitenkin ottaa laskutusohjelman käyttöön laskupohjan sijaan?

Käyttöönotto 2 minuutissa – ei sitoumuksia