Kuten nimikin kertoo, ennakkomaksu tarkoittaa maksua, jonka saat asiakkaaltasi jo ennen palvelun tai tuotteen toimittamista. Sopimuksestanne riippuen voit laskuttaa sovitun summan joko osittain tai kokonaan etukäteen.

Voit lähettää asiakkaallesi erikseen ennakkolaskun ja niin sanotun loppulaskun. Toinen vaihtoehto on laskuttaa sekä ennakkomaksu että loppuerä samalla laskulla. Tällöin voit lisätä laskun lisätietoihin maininnan päivämäärästä, johon mennessä ennakkomaksu on maksettava. Loppulaskuun tulee merkitä palvelun tai tavaroiden toimituspäivä.

Sähköistä laskutusohjelmaa käyttäessäsi voit myös yleensä merkitä tuoteriville miinusmerkkisen summan. Tästä voi olla apua, jos laskutat asiakastasi kahdella eri laskulla ja haluat merkitä toiseen laskuun, että osa suorituksesta on jo maksettu ennakkoon. Yleensä selkeintä on kuitenkin laskuttaa loppulaskulla suoraan vain jäljellä oleva summa ilman vähennyksiä.

Ennakkolaskujen luontia koskevissa käytännöissä voi olla laskutusohjelmakohtaisia eroja. Esimerkiksi Isoltan laskutusohjelmassa ennakkomaksun pyytäminen onnistuu yksinkertaisimmin luomalla kaksi erillistä laskua.

Mitä pitkäkestoisemmasta, yksilöllisemmästä ja rahakkaammasta palvelusta on kyse, sitä yleisempää ennakkomaksujen pyytäminen pääsääntöisesti on. 

Monilla toimialoilla asiakkaat ovat tottuneet siihen, että ainakin osa kokonaissummasta on maksettava ennakkoon. Tämä on varsin normaali käytäntö esimerkiksi lyhytaikaisissa tilavuokrauksissa, monissa projektiluonteisissa töissä tai pitopalveluja ostettaessa.

Ennakkolaskutusta hyödyntämällä pienennät luottotappioriskiä ja nopeutat samalla kassankiertoasi. Voit siirtyä käyttämään ennakkolaskutusta myös silloin, jos joku nykyisistä asiakkaistasi makselee laskujaan jatkuvasti myöhässä.

Ennakkomaksun määrä kannattaa tällöin mitoittaa tilannekohtaisesti projektin rahallista arvoa ja asiakkaasi maksukykyä vasten. Luotettavalle ja ostamiseen sitoutuneelle asiakkaalle ennakkomaksun maksaminen harvemmin on ongelma.

Kun saat asiakkaaltasi ennakkomaksun ennen tuotteen tai palvelun toimittamista, kyseessä on kirjanpidon näkökulmasta velka. Kirjanpidossa myyntitulo syntyy vasta, kun palvelu tai tuote on toimitettu.

Ennakkomaksun voit kirjata esimerkiksi Saadut ennakot -velkatilille. Arvonlisäveron kirjaat alv-velaksi. Palvelun tai tuotteen toimittamisen jälkeen ennakkomaksu kirjataan lopulta tuloksi myyntitilille. Velkaa vähentävä vastakirjaus puolestaan tehdään myyntiennakoiden tilille.

Arvonlisäveron tilityksen kohdekuukausi määräytyy ennakkomaksun maksuajankohdan mukaan. Palvelun tai tavaran toimituspäivä ei siis ole merkitsevä.

Kirjanpitäjäsi huolehtii oikeaoppisista kirjauksista, kunhan vain muistat toimittaa hänelle ajoissa kaikki tarvittavat tositteet.