Mitä jos asiakas ei maksa laskua? Nämä asiat sooloyrittäjän on hyvä tietää rahojensa saamisen varmistamisesta

Mitä jos asiakas ei maksa laskua

Menikö laskun eräpäivä, mutta asiakkaan maksua ei näy eikä kuulu? Kyseinen tilanne tulee jonain päivänä eteen lähes kaikille sooloyrittäjille, jotka myyvät tuotteitaan tai palveluitaan laskulla. Tässä artikkelissa avaamme maksuvalvonnan polkua ja käsittelemme lyhyesti perustiedot maksuviivästysten ennaltaehkäisystä sekä maksumuistutus- ja perintäkäytännöistä.

Artikkelin luettuasi tiedät muun muassa seuraavat asiat:

  • Millä keinoilla maksuviivästyksiä voidaan ehkäistä jo ennakkoon?
  • Mitä sooloyrittäjän on syytä tietää maksumuistutuksen lähettämisestä?
  • Millaisia vaihtoehtoja yrittäjällä on maksuvalvonnan ja perinnän hoitamiseen?

Sooloyrittäjä, näin ennaltaehkäiset maksuviivästyksiä ja luottotappioita laskulla myydessäsi

Sooloyrittäjille luottotappioiden välttäminen on erityisen tärkeää, koska yksikin isompi maksamaton lasku voi aiheuttaa hallaa omalle yritystoiminnalle ja toimeentulolle.

Varmin tapa maksuviiveiden väistelyyn on tietysti käteiskauppa, jolloin saat rahat välittömästi käyttöösi joko kolikkoina ja seteleinä tai suoraan asiakkaan korttimaksun kautta.

Aina käteiskaupan tekeminen ei kuitenkaan ole mahdollista, mutta luotonhallinnan työkalupakista löytyy onneksi useita keinoja, joiden avulla voit ehkäistä maksuviivästyksiä ja luottotappioita myös laskulla myydessäsi. Alla muutamia esimerkkejä.

Lue myös: Kuinka kirjaan laskun maksetuksi, osittain maksetuksi tai luottotappioksi?

Ota selkoa asiakkaan taustoista

Mitä isommista summista on kyse, sitä tärkeämpää on asiakkaan maksukyvyn selvittäminen ennalta. Luottotietoyhtiöiden, kuten Bisnoden ja Suomen Asiakastiedon kautta voit tarkistaa niin kuluttaja- kuin yritysasiakkaiden maksukyvyn nopeasti ja pienillä kustannuksilla.

Pääsääntöisesti yksityishenkilöiden tietojen tarkistus on jonkin verran halvempaa yritysasiakkaisiin verrattuna. Hintaan vaikuttaa toki myös kyselyn laajuus: yritysasiakkaan taloudellisesta tilanteesta voit tilata kattavamman analyysin tai pyytää tiedot pelkistä aktiivisista maksuhäiriömerkinnöistä.

Jokaisen 50 euron laskun takia asiakkaiden taustoja ei tietenkään tarvitse tarkistaa. Mikäli sopimuksella kuitenkin on suuri taloudellinen arvo, maksukykyselvitys on helppo tapa pienentää riskiä siitä, etteikö asiakkaan maksua näkyisi tililläsi eräpäivään mennessä.

Lue myös: Näin tarkistat yritysasiakkaan mahdolliset maksuhäiriömerkinnät suoraan Arkhimedes laskutusohjelmassa

Pidä maksuajat maltillisina

Mitä pidempiä maksuaikoja asiakkaillesi myönnät, sitä isommaksi myös luottotappioiden riski kasvaa. Yksityishenkilöille myydessäsi maksuaikaa on muutamia poikkeustilanteita lukuun ottamatta suositeltavaa antaa vähintään 14 päivää, mutta yritysten välisessä kaupankäynnissä maksuehto voi olla lyhyempikin.

Suomen Yrittäjien taannoisen selvityksen mukaan lähes puolet alle 10 henkeä työllistävistä suomalaisyrityksistä joutuu odottelemaan rahojaan yli 30 päivää. Noin kolmannekselle yrityksistä pitkistä maksuajoista oli aiheutunut taloudellista haittaa.

Mahdollisimman lyhyistä maksuajoista sopiminen ja laskujen lähettäminen ajallaan ovat yksinkertaisia keinoja kassankierron nopeuttamiseen ja maksuviivästysten ehkäisyyn.

Laskuta tarvittaessa osissa tai kokonaan ennakkoon

Ennakkomaksu tarkoittaa, että asiakkaasi maksaa palvelun tai tuotteen etukäteen joko osittain tai kokonaan. Varsinkin pitkäkestoisempia tai rahakkaampia projekteja myydessäsi ennakkomaksusuorituksen pyytäminen voi olla pätevä keino luottotappioiden karttamiseen.

Sitoutuneelle asiakkaalle ennakon maksamisen ei pitäisi olla ongelma. Ennakkolaskutukseen voidaan siirtyä myös silloin, jos joku nykyisistä asiakkaista alkaa maksaa laskujaan jatkuvasti myöhässä. Ennakkomaksun suuruus kannattaa mitoittaa tapauskohtaisesti projektin arvoa ja asiakkaan maksukykyä vasten.

Varmista, että kaikki pakolliset tiedot löytyvät laskulta

Ennen ensimmäisten laskujen lähettämistä uuden sooloyrittäjän on hyvä kerrata, mitä pakollisia merkintöjä laskulta on löydyttävä. Puutteelliset tai epäselvät kirjaukset nostavat aina todennäköisyyttä sille, että asiakas reklamoi laskusta tai jättää sen kokonaan maksamatta.

Alle 400 euron suuruisiin laskuihin sekä vähittäiskauppamyyntiin voidaan soveltaa kevennettyjä laskumerkintöjä. Isommissa myyntilaskuissa on käytettävä kattavampia merkintöjä, jotka on lueteltu arvonlisäverolaissa. Hyvä laskutusohjelma huolehtii automaattisesti, että laskultasi löytyvät paikat kaikille tarvittaville tiedoille.

Erittele myös riittävän selkeästi, mitä olet myynyt. Pelkkä maininta ”työsuoritteesta” tuntimäärän ja laskutussumman kera ei välttämättä soita asiakkaasi kelloja, jos hänen laskupinostaan löytyy samaan aikaan lukuisia muitakin laskuja. Haluaisitko itse maksaa laskun, jonka tarkasta sisällöstä et voi mennä takuuseen?

Suosi verkkolaskutusta silloin kun se on mahdollista

Jos myyt tavaroitasi tai palvelujasi yritysasiakkaille, verkkolaskutuksen käyttö on helppo tapa nopeuttaa kassankiertoa ja maksujen saamista.

Verkkolasku tarkoittaa sähköistä laskua, jonka tiedot siirtyvät digitaalisesti suoraan vastaanottajalle. Kun luot verkkolaskun esimerkiksi käyttämässäsi laskutusohjelmassa, lasku välittyy verkkolaskuoperaattorin kautta suoraan asiakkaasi laskutusjärjestelmään.

Verkkolasku on asiakkaan luona välittömästi, ja maksunopeus on eri luokkaa esimerkiksi sähköpostitse lähetettäviin pdf-laskuihin verrattuna. Luotonhallintayritys Lowellin mukaan yritykset maksavat verkkolaskunsa useammin ajallaan sähköposti- ja paperilaskuihin verrattuna. Muistathan kuitenkin ensin varmistaa, missä muodossa asiakkaasi haluaa laskunsa vastaanottaa.

Lisää aiheesta: Perustiedot sooloyrittäjän laskutuksesta ja laskutusvaihtoehdoista ja Näin vältät verkkolaskutuksen sudenkuopat

Harkitse laskurahoitusta, jos maksuajat toimialallasi venyvät pitkiksi

Tietyillä toimialoilla, kuten esimerkiksi rakennusalalla, laskujen maksuajat voivat venyä hyvinkin pitkiksi. Näissä tapauksissa sooloyritys voi tarvittaessa vauhdittaa kassankiertoaan myymällä yhden tai useamman myyntilaskunsa rahoitusyhtiölle jo ennen eräpäivää – tätä kutsutaan laskurahoitukseksi.

Laskurahoitus mahdollistaa sen, että saat laskuun sitoutuneet rahat heti käyttöösi. Laskun ostava rahoitusyhtiö nappaa välistä oman palkkionsa, eli ilmaista laskujen myyminen ei toki ole. Tietyissä tilanteissa laskurahoituspalveluiden käyttö voi silti olla helppo tapa paikata tilapäistä kassavajetta tai hankkia nopeasti lisää käyttöpääomaa uusiin investointeihin.

Jos omat asiakkaasi kuitenkin maksavat laskunsa aina säntillisesti ja lyhyellä maksuajalla, laskurahoituksesta tuskin on suurta hyötyä.

Lue lisää aiheesta: Miten nopeuttaa myyntisaamisten kiertoaikaa?

Miten ja milloin maksumuistutus lähetetään?

Vaikka olisitkin tehnyt kaiken voitavan maksuviivästysten välttämiseksi, jokin lähettämistäsi laskuista saattaa silti jossain vaiheessa jäädä asiakkaaltasi roikkumaan. Tällöin on hyvä tietää perusasiat maksumuistutuskäytännöistä.

Maksumuistutus tarkoittaa maksamattomasta laskusta annettavaa kirjallista ilmoitusta, jonka sinä tai asiamiehenäsi toimiva perintätoimisto lähettää asiakkaallesi. Muistutuksesta tulee löytyä maksuohjeet sekä tieto siitä, mitä avointa laskua huomautus koskee. Asiakkaalle kannattaa myös antaa toimintaohjeet sen varalta, että hän tietää jo etukäteen, ettei pysty maksamaan rästejään sovitussa aikataulussa.

Ennen virallisen maksumuistutuksen lähettämistä asiakasta kannattaa lähestyä puhelimitse tai sähköpostilla. Maksun myöhästyminen voi johtua unohduksesta tai laskun katoamisesta, joten asiaa on syytä lähteä selvittämään hienotunteisesti, mutta silti riittävän tiukasti. Turhalla syyttelyllä vaarannat pahimmassa tapauksessa koko asiakassuhteen jatkuvuuden. Ehkä kyse olikin vain siitä, että lasku oli syystä tai toisesta ohjautunut suoraan asiakkaasi sähköpostin roskapostikansioon?

Maksumuistutuksen lähettäminen käytännössä

Maksumuistutuksen lähettäminen on periaatteessa sallittua heti laskun erääntymisen jälkeen. Mikäli kuitenkin haluat lisätä yksityishenkilölle lähtevään muistutukseen viiden euron muistutuskulun, sinun on ensin odotettava 14 päivää saatavan erääntymisestä. Muistutuskulun lisätessäsi laskulle tulee myös asettaa 14 päivän maksuehto.

Yrityksiä muistutettaessa sääntely on väljempää: muistutuskulua voidaan vaatia heti, eikä viiden euron yläraja koske yrityksiä. Melko tavanomainen muistutusmaksu on 10 euroa, mutta suurempiakin lukuja on nähty – yrityssaatavia voidaan lain puitteissa periä jopa 40 euron vakiokorvauksella.

Maksumuistutuksen olisi hyvä olla asiakkaalle perillä noin viikko eräpäivän jälkeen. Tällöin maksu on jo selvästi myöhässä, mutta viivästyskorkoa ei kuitenkaan ole vielä ehtinyt kertyä merkittävästi. Maksuaikaa yritysasiakkaalle pitää antaa vähintään seitsemän päivää.

Kuluttajille suunnatuissa laskuissa viivästyskorko on 7 prosenttia ja yritysten välisessä kaupankäynnissä tavanomaisesti 8 prosenttia, ellei muusta ole sovittu. Jotta korko voidaan veloittaa, siitä tulee olla maininta alkuperäisellä laskulla. Laskutusohjelmaa käyttäessäsi viivästyskoron määrä lisätään maksumuistutukselle automaattisesti.

Katso myös: Esimerkki maksumuistutuksesta ja sen sisältövaatimuksista ja Näin lähetät maksumuistutuksen itse suoraan laskutusohjelmasta

Maksumuistutus on lähetetty, mutta rahoja ei vieläkään näy tilillä – mitä tapahtuu seuraavaksi?

Mikäli maksumuistutuksesi eivät tehoa, etkä saa asiakkaasi kanssa tehtyä maksusuunnitelmaa, vuorossa on maksuvaatimuksen eli perintäkirjeen lähettäminen. Tästä toimenpiteestä vastaa yleisimmin perintätoimisto tai muu ammattimaista perintätoimintaa harjoittava taho, kuten esimerkiksi asianajotoimisto.

Kuluttaja-asiakkaallesi voidaan lähettää perintäkirje, kun maksumuistutuksen toimittamisesta on kulunut vähintään 14 päivää ja lasku on edelleen rästissä. Toinen perintäkirje puolestaan lähtee matkaan jälleen 14 päivän kuluttua, jos maksu ei vieläkään ole kilahtanut yrityksesi tilille. Tämän jälkeen siirrytään tarvittaessa oikeudelliseen perintään, eli velalle haetaan käräjäoikeudesta maksuvelvollisuuden vahvistavaa tuomiota. Mikäli asiakas ei reagoi haasteeseen tai riitauta asiaa, käräjäoikeus vahvistaa tuomion ja tuloksena on maksuhäiriömerkintä asiakkaan luottotietoihin. Tuomion perusteella velkaa voidaan alkaa periä ulosotossa.

Yritysten osalta perintälaki ei määrää tarkkaa ajankohtaa maksuvaatimuksen lähettämiselle. Maksumuistutuksen erääntymisen jälkeen ensimmäinen perintäkirje lähetetään usein noin viikon sisällä. Yritysperinnässä voidaan hyödyntää myös trattaperintää, eli yritykselle lähetettävää maksukehotusta, joka sisältää julkisuuden uhan. Tämä tarkoittaa, että kehotuksen noudattamatta jättäminen voidaan saattaa julkisesti muiden tietoon talousalan lehtien kautta (ns. protestilista) tai kirjata hiljaisena merkintänä luottotietorekisteriin.

Millaisia vaihtoehtoja sooloyrittäjällä on maksuvalvonnan ja perinnän hoitamiseen?

Asiakkaiden maksamattomista laskuista huomauttaminen on aikaa vievä ja epämieluisa työtehtävä varsin monille sooloyrittäjille. Muistuttelua ei kuitenkaan ole pakko tehdä itse, vaan halutessasi voit ulkoistaa kaikki eräpäivän jälkeiset toimenpiteet ammattimaiselle perintätoimistolle.

Maksuvalvonnan ja perinnän ulkoistamisesta voit hyötyä muun muassa seuraavilla tavoilla:

Rahat kotiutuvat nopeammin ja varmemmin

Perintätoimistot kyselevät saataviesi perään kymmenientuhansien tapausten kokemuksella, joten heillä on paras tieto siitä, miten rahat saadaan kotiutettua tehokkaasti ja asiakassuhteiden vaarantumatta. Ammattimaisen perintätoimiston kanssa asiointi myös useimmiten lisää asiakkaasi maksuhalukkuutta verrattuna siihen, että lähettäisit maksumuistutukset itse.

Työaikaa säästyy laskutettavaan työhön

Kaikki maksumuistutusten lähettämiseen käytetty aika on pois siitä työstä, mistä asiakkaasi sinulle maksavat. Ulkoistamalla saat kaikki työtunnit tehokkaaseen käyttöön.

Et joudu huolehtimaan muistutusten lähetyskuluista

Työajan lisäksi myös rahaa säästyy, kun et joudu kaivamaan kuvettasi paperi- ja postituskuluja tai muita mahdollisia lähetyskustannuksia varten.

Mitä ulkoistaminen maksaa?

Suomessa toimivilla perintätoimistoilla on erilaisia käytäntöjä omien palveluidensa hinnoitteluun. Arkhimedes-laskutusohjelman Premium-pakettiin kytketty maksuvalvonta ja perintä maksavat asiakkaalle 0,35€ (+alv) per tilitetty maksusuoritus. Laskun siirto muistutettavaksi ei maksa mitään, vaan kuluja koituu vasta siinä vaiheessa, kun saat maksun asiakkaalta.

Isolta tarjoaa maksuvalvonnan ja perinnän ulkoistamiseen kahta vaihtoehtoista tapaa. Isolta Perintäpalvelussa voit valita, mistä laskuista lähetät itse maksumuistutukset ja mitkä laskut siirrät yhteistyökumppanimme muistutettavaksi. Isolta Maksuvalvonnassa kaikkien laskujesi muistutus ja perintä hoituu yhteistyökumppanimme kautta.

Lisätietoa aiheesta: Maksuvalvontapalvelu Isoltan asiakkaille ja Perintäpalvelu Isoltan asiakkaille

Ota käyttöön ilmainen laskutusohjelma

Arkhimedes-laskutusohjelma

Hallitse myyntejäsi ja asiakkuuksiasi ilmaisella Isolta Arkhimedes-laskutusohjelmalla. Maksa vasta laskumääräsi kasvaessa.

Ota heti käyttöön tai Lue lisää