Laskutus

Mikä on lasku?

Lasku on yksinkertaisesti asiakirja, jolla asiakkaalta pyydetään rahaa. Laskutuksessa on kuitenkin otettava huomioon asiakaskokemus, verottajan vaatimukset sekä oma tarve varmistaa rahan saaminen. Lasku on samalla myös perusta kirjanpidon tekemiseen. Hyvä laskutusohjelma auttaa kaikissa näissä asioissa.

Millainen on hyvä lasku?

Hyvä lasku on helppo maksaa. Hyvästä laskusta asiakkaan on helppo tarkistaa, että häntä on laskutettu sovitusti. Luonnollisesti se myös täyttää verottajan vaatimukset. Viereisellä sivulla on esimerkki hyvästä laskusta ja muutama seikka, jotka on hyvä ottaa huomioon.

Koostimme tähän vinkkejämme laskutuksen hoitamiseen:

Pyri laskuttamaan valmiit asiat samana päivänä. Laskun viivästyminen viikolla viivästyttää myös rahan saantia viikon. Lisäksi sovitut asiat saattavat unohtua. Nopeasti saapuva lasku antaa asiakkaalle hyvän kuvan toiminnan ammattimaisuudesta.

tee Kirjaa lasku valmiiksi laskutusta varten tarjouksena, myyntitilauksena tai laskuluonnoksena niin aikaisin kuin mahdollista. Itse laskutushetken ei tulisi kestää minuuttiakaan.

tee Lähetä lasku asiakkaan toivomassa muodossa. Verkkolaskuna jos asiakas niin toivoo, sähköpostitse jos olette siitä sopineet tai perinteisesti paperisena mikäli et ole varma miten asiakas laskun haluaa.

tee Tarkista vielä ennen laskun lähettämistä, että verottajan vaatimukset täyttyvät ja että asiakkaan ja laskun tiedot ovat oikein. Asiakkaan velvollisuus on olla maksamatta laskua, jossa tiedot ovat väärin.

tee Huolehdi myös laskujen arkistoinnista. Yrittäjä on velvollinen säilyttämään kaiken kirjanpitoaineiston seitsemän vuoden ajan. Sähköisessä arkistoinnissa vaatimuksena on, että aineisto on tallessa vähintään kolmessa eri sijainnissa.

älä tee Älä koskaan muokkaa lähetettyä laskua. Mikäli asiakkaalle lähetettyyn laskuun jäi virhe, tulee lasku hyvittää ja tehdä uusi lasku tilalle. Voit toki muokata laskua vapaasti siihen saakka, että olet sen lähettänyt asiakkaalle ja kirjanpitoosi.


Sähköinen laskuttaminen

sähköinen laskutus

Sähköinen lasku on käytännössä mikä tahansa lähettäjältä vastaanottajalle sähköisesti lähtevä lasku. Sähköinen lasku voi siis olla joko sähköpostilasku, verkkolasku tai myös paperilasku, joka on lähetetty sähköisestä palvelusta ja päätyy paperisena asiakkaan postilaatikkoon. Laskun vastaanottotavan päättää laskun vastaanottaja. Ei laskuttaja. Asiakkaasi toivomalla tavalla välitetty lasku tulee varmemmin ja nopeammin maksetuksi. Se edesauttaa samalla positiivisen asiakaskokemuksen jättämisessä.

Verkkolasku

Verkkolasku on ”se aito sähköinen lasku”. Sen lähettäminen on pelotteluista huolimatta jopa helpompaa kuin tulostaminen. Tarvitset vain asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja laskutusohjelman, joka voi lähettää verkkolaskuja.

Verkkolaskuna laskunsa haluaa yritys, joka voi myös käsitellä ostolaskunsa sähköisesti: hyväksyttää, maksattaa ja toimittaa kirjanpitoon ilman manuaalista kirjausta. Tällöin laskun vastaanottaja säästää aikaa ja välttää virheitä laskun käsittelyssä.

Lasku sähköpostiin

Laskun lähettäminen sähköpostiin on monelle kuluttajalle ja pienelle yritykselle kätevä tapa vastaanottaa lasku nopeasti.

Hyvä laskutusohelma lähettää laskun vastaanottajan sähköpostiin sekä valvoo että viesti menee perille ja että asiakas avaa laskun. Toki pelkkä laskun lähettäminen onnistuu PDF-tiedostona myös itse.

Tulostuspalvelun kautta

Sähköisen laskun ja perinteisen paperisen laskun välimallina voidaan pitää laskutustapaa, jossa laskuttaja lähettää laskun sähköisesti, mutta vastaanottaja saa laskun paperille tulostettuna. Tällöin lasku lähetetään laskutusohelmasta tulostuspalveluun, josta lasku postitetaan asiakkaalle.

Ota käyttöön ilmainen laskutusohjelma

Arkhimedes-laskutusohjelma

Hallitse myyntejäsi ja asiakkuuksiasi ilmaisella Isolta Arkhimedes-laskutusohjelmalla. Maksa vasta laskumääräsi kasvaessa.

Ota heti käyttöön tai Lue lisää