Ostolaskut, ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra sähköisesti

Liiketoiminnan kannalta on myös tärkeää, että ostolaskut saadaan ajallaan maksuun. Koska kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia, tositteiden käsittelyä ja tallennusta ei voi sivuuttaa.

Sen voi kuitenkin tehdä mahdollisimman helpoksi. Helppouden lisäksi toimintamallin tulee olla luotettava, kustannustehokas, tietoturvallinen ja käyttäjäystävällinen.

Videossa käydään läpi ostolaskujen käsittelyä perusteista koko ostolaskuprosessin tehokkaaseen hoitamiseen nykyaikaisia teknologioita hyödyntäen.

Ostolaskut ovat laskuja yrityksen ostamista hyödykkeistä. Lasku muodostaa ostajalle ostovelan, mutta vastaavasti laskun lähettäjälle kyse on myyntilaskusta. Myynti- ja ostolaskut muodostavatkin usein yrityksen kirjanpidon pääpiirteittäin.

Sähköinen ostolasku on ostolasku sähköisessä muodossa. Sähköinen lasku voi olla sähköpostilasku, verkkolasku tai myös paperilasku, joka on lähetetty sähköisestä palvelusta ja päätyy paperisena asiakkaan postilaatikkoon.

Uusi verkkolaskulaki astui voimaan 1.4.2020. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaanne voivat jatkossa vaatia kaikki laskunsa verkkolaskuina. Lisätietoa verkkolaskulain muutoksesta ja mitä verkkolaskutukseen siirtyminen vaatii.

Perinteisessä muodossa olevat (paperiset) laskut on mahdollista muuttaa sähköiseen muotoon esimerkiksi skannaamalla. Järjestelmät pystyvät lukemaan sähköisessä muodossa olevia tietoja, joka säästää yrittäjän ja kirjanpitäjän työtä.

Ostoreskontra on laajempi luettelo vastaanotetuista ostolaskuista eli ostoveloista ja maksetuista ostolaskuista. Ostoreskontrasta voi tarkistaa milloin laskuja on erääntymässä ja paljonko niiden maksamiseen tarvitaan rahaa.

Ostoreskontra palvelee myös arkistona erilaisia tarpeita varten. Historiatietoa tarkastellaan kun halutaan selvittää esimerkiksi mitä palveluja on ostettu tai miten tietyn toimittajan hinnat ovat kehittyneet.

Olen vastannut vuosia yrityksessämme taloushallinnosta ostolaskujen käsittely mukaan lukien. Olen päässyt käyttämään erilaisia ostolaskujärjestelmiä, jonka lisäksi olen jakanut ja saanut kuulla käyttökokemuksia muilta taloushallinnon ammattilaisilta yrittäjät mukaan lukien.

Yrittäjät jotka monesti hoitavat ostolaskujen käsittelyn itse, varsinaisen liiketoiminnan ohessa. Tämän lisäksi olen tehnyt selvitystutkimusta ostolaskujen käsittelystä ja kartoittanut tarpeita, niin yrittäjän kuin tilitoimiston näkökulmasta. Näiden kokemusten myötä minulle on muodostunut kuva siitä, miten mikro- ja/tai pienyrityksen ostolaskujen käsittely parhaimmillaan toimii.

Ostolaskujen käsittely on osa kirjanpidon kokonaisuutta ja tavallisesti se onkin osa myös taloushallinnon järjestelmää. Yhteen paikkaan keskitetty tieto mahdollistaa paremman seurannan ja enemmän informaatiota omasta liiketoiminnasta sekä parhaimmillaan tiedonkulun suoraan kirjanpitoa varten.

Saman kokonaisuuden alle kuuluvat toiminnot on käytännöllistä ja kustannustehokasta hoitaa yhdessä paikassa. Tämä tehostaa kirjanpidon toimintaa, joka näkyy yrittäjälle pienempinä kirjanpitokustannuksina.

Taloushallinnon näkökulmasta ostolaskujen käsittelyprosessi alkaa laskun vastaanottamisesta ja päättyy siihen, kun lasku on maksettu, kirjattu kirjanpitoon ja tosite on arkistoitu. Pitkälle optimoitu prosessi synnyttää ajan kuluessa merkittäviä säästöjä.

Isommissa yrityksissä aiemmin mainittu laskujen kierrätys ja tarkastus on oleellinen osa prosessia. Pienemmissä yrityksissä yrittäjä usein tuntee koko liiketoimintansa ja hoitaa näin ollen myös tarkastuksen ja maksuun siirron itsenäisesti.

On siis tärkeää että ostolaskujen käsittelyyn tarkoitettu ohjelmisto on hyvän käytettävyyden lisäksi sopiva omaan käyttötarpeeseen, järkevillä kustannuksilla.

Sähköisen taloushallinnon hyödyt tulee digitalisaatiosta. Tämä tarkoittaa jo olemassa olevan tiedon hyödyntämistä, järjestelmien välisiä integraatioita sekä reaaliaikaisuutta. Sähköiset taloushallintojärjestelmät ja prosessien automatisointi on ollut jo pidemmän aikaa arkipäivää meillä Suomessa.

Tärkeintä on kuitenkin, että taloushallinnon automatisaatio tuottaa hyötyä ja tekee toiminnasta oikeasti kustannustehokasta. Sähköisesti vastaanotetun laskun hyöty tulee siitä, että jo olemassa oleva tieto laskulta voidaan hyödyntää lukemalla se automaattisesti ostolaskujärjestelmään, siirtää maksuun ja automaattitilöintejä myöten aina kirjanpitoon asti.

Sen sijaan, jos sähköinen lasku tulostetaan ja tiedot naputellaan jonkun henkilön toimesta ostolasku- tai kirjanpitojärjestelmään, prosessi saattaa kokonaisuudessa olla jopa raskaampi kuin perinteisen postitse vastaanotetun laskun käsittely.

Useat taloushallinnon järjestelmät ovat vanhanaikaisia ja raskaita käyttää. Kattavat taloushallinnon työkalut sisältävät tilitoimistojärjestelmät ovat suunniteltu ensisijaisesti kirjanpitäjää varten. Isoissa järjestelmissä on monille paljon turhia toiminnallisuuksia, joka tekee niistä epämukavia ja monesti myös epäloogisia käyttää. Useat niistä ovatkin suunniteltu suurempien yritysten käyttöön.

Jotkut tilitoimistot tarjoavat ostolaskujen käsittelyä osana palvelutarjoamaa. Tässä mallissa tulee huomioida, että tilitoimisto ei kuitenkaan pääsääntöisesti ole yhtä perillä yrityksen liiketoiminnasta kuin yrittäjä itse. Tällöin laskujen aiheellisuutta ja oikeaa sisältöä on vaikeampi arvioida. Tämän lisäksi yrittäjän käsitys liiketoiminnan kuluista saattaa hämärtyä ostolaskujen käsittelyn siirtyessä tilitoimistoon.

Ohjelman tulisi olla omaa liiketoimintaa tukeva ja sen verran kattava, että muita taloushallinnon ohjelmia ei tarvitse käyttää sen rinnalla. Esimerkiksi Isolta-laskutusohjelma sisältää kaiken mitä yrittäjä tarvitsee taloushallinnon hoitamiseen. Palvelun saa maksutta käyttäön ja sitä voi käyttää maksutta 10 laskuun asti vuodessa.

Sopivan ohjelman tulisi käsittää seuraavat asiat

• Verkkolaskujen vastaanotto
• Mahdollisuus maksaa ostolaskut (pankkiyhteydellä, viiva- tai QR-koodilla)
• Myyntilaskutus
• Raportointi
• Omaan liiketoimintaan sopiva hinta

Kun ohjelman toiminnallisuuksiin kuuluu verkkolaskujen vastaanotto ja siirto maksuun, ostolaskujen hoitaminen on erittäin tehokasta. Tähän jos lisätään vielä yhteys kirjanpitoon, puhutaan ohjelmasta, joka kattaa koko ostolaskuprosessin alusta loppuun asti.

Ostolaskujen vastaanotto, maksatus ja kirjanpitoon siirto tulisi siis toimia mahdollisimman kevyesti automaattista tiedonkäsittelyä hyödyntäen, ilman turhia välivaiheita ja manuaalista työtä.

Kun arvioit järjestelmää ostolaskujen käsittelyyn, ota huomioon koko taloushallinnon kokonaisuus. Taloushallinnon kokonaisuudesta sekä perinteisen ja sähköisen taloushallinnon eroista lisää seuraavassa artikkelissa: Sähköinen taloushallinto vastaan perinteinen taloushallinto – kumpi sopii sooloyrittäjälle?