Vältä verkkolaskutuksen sudenkuopat

Verkkolasku on monella tavoin ylivoimainen keino saada lasku asiakkaalle. Laskun välitys on nopeaa – parhaimmillaan se on vastaanottajalla muutamassa sekunnissa – ja usein lasku vielä siirtyy suoraan asiakkaan ostolaskujärjestelmään, jolloin sen maksaminen onnistuu ilman ylimääräisiä mutkia. Verkkolaskun lähettäjän kannattaa kuitenkin olla huolellinen, jotta laskulla on kaikki tarvittavat tiedot. Muussa tapauksessa laskun siirtyminen maksajalle voi viivästyä tai estyä kokonaan.

Mikä on verkkolasku?

Verkkolaskutus on yritysten välillä tapahtuvaa laskunvälitystä. Käytännössä yritykset eivät kuitenkaan toimita laskuja suoraan toisilleen, vaan laskut liikkuvat erityisten välittäjien eli verkkolaskuoperaattoreiden kautta. Yritys, joka haluaa vastaanottaa verkkolaskuja, tekee sopimuksen jonkun välittäjän kanssa. Samoin verkkolaskuja lähettävä yritys sopii asiasta jonkun operaattorin kanssa. Operaattori voi olla kummassakin tapauksessa sama, mutta mitään pakkoa tähän ei ole. Yritys voi siis lähettää laskuja yhden operaattorin kautta ja vastaanottaa niitä toista kautta.

Arkhimedeksesta lähetettävät verkkolaskut lähtevät Isoltan verkkolaskupalvelun kautta. Isolta toimii tässä virtuaalioperaattorina. Teknisesti laskut eteenpäin välittävä operaattori on Basware.

Verkkolaskun matka

Jotta verkkolasku voidaan välittää onnistuneesti perille, tarvitaan ainakin kaksi tietoa. Vastaanottajan verkkolaskuosoite sekä välittäjän tunnus. Verkkolaskuosoite on yrityskohtainen tieto. Välittäjän tunnus taas kertoo, minkä operaattorin kautta laskutettava yritys vastaanottaa laskuja.

Yrityksen verkkolaskuosoite voi pysyä samana, vaikka yritys vaihtaisi operaattoria. Näin ei kuitenkaan aina ole. Siksi on tärkeää varmistua verkkolaskuosoitteen paikkansapitävyydestä. Aiemmin toimineet laskutustiedot eivät välttämättä ole enää ajan tasalla. Yleensä yritykset tiedottavat toimittajiaan osoitteenmuutoksista. Aina tieto ei kuitenkaan tavoita kaikkia laskuttajia ja toisinaan laskuttaja unohtaa päivittää osoitteen.

Varmista oikea osoite

Yleisin syy verkkolaskun hylkäykselle on laskulla oleva virheellinen verkkolaskuosoite. Suomessa käytettävissä verkkolaskuosoitteissa on pääasiassa vallalla kolme eri muotoa:

  • OVT-tunnus
  • IBAN
  • Tiedon käyttämä muoto TE+OVT.
OVT-tunnus

OVT-tunnus, joka muodostetaan Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 sekä yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa. Esimerkiksi Isoltan y-tunnus on 1854047-8, joten sen OVT-tunnus on 003718540478. OVT-tunnus on aina 12 merkkiä pitkä.

IBAN-muotoinen verkkolaskuosoite

Toinen yleinen verkkolaskuosoitetyyppi on IBAN-muotoinen tilinumero. Tätä käytetään usein, kun laskun vastaanottajan verkkolaskuoperaattori on pankki. Suomalainen IBAN koostuu kirjaimista FI sekä numerosarjasta. Sen pituus on 18 merkkiä.

Tieto Oyj:n käyttämä verkkolaskuosoite

Verkkolaskuoperaattori Tiedon asiakkaiden verkkolaskuosoitteet ovat kolmatta tyyppiä. Siinä OVT-tunnuksen eteen on lisätty kirjaimet TE. Esimerkiksi näin: TE012345678901. Lisäksi jotkut operaattorit tarjoavat asiakkailleen mahdollisuuden käyttää verkkolaskuosoitteessa aliosoitteita. Tällöin esimeriksi OVT-tunnukseen voidaan lisätä muutama merkki perään, jolloin lasku voidaan ohjata vastaanottajan järjestelmässä oikeaan osoitteeseen.

Koska verkkolaskujen välitys on täysin koneellista, osoitteen on oltava täysin oikein. Lähes oikea osoite on tietokoneen kannalta täysin väärä. Lasku saatetaan hylätä, jos siitä puuttuu yksikin merkki, siinä on ylimääräisiä merkkejä tai esimerkiksi IBAN:in kirjaimet “FI” on kirjoitettu pienellä “fi”.

Valitse verkkolasku

Välittäjän tunnus vie laskun oikealle operaattorille

Myös välittäjän tunnus on tärkeä tieto, vaikka lasku saattaa mennä oikealle välittäjälle väärälläkin tunnuksella. Arkhimedeksen verkkolaskut välittävä Basware käyttää omia reititystietojaan laskujen välitystä nopeuttaakseen. Toisinaan vastaanottajan operaattori on vaihtunut ja lasku saattaa mennä edelleen vanhaan osoitteeseen. Siinä tapauksessa oikea välittäjän tunnus laskulla nopeuttaa virhetilanteiden selvittelyä.

Hyvin tyypillinen virhetilanne on, että laskuttaja on sekoittanut verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen keskenään. Tämä on helppo tehdä, varsinkin kun joidenkin operaattoreiden tunnus näyttää tavalliselta OVT-tunnukselta. Kannattaa siis lukea huolella asiakkaalta saadut laskutustiedot.

Toisinaan lasku hylätään ihan vaan sen vuoksi, että laskun vastaanottaja ei ota vastaan verkkolaskuja. Tästäkin on hyvä varmistua ennen laskun lähetystä.

Kannattaa myös huolehtia, että laskulla on kaikki vaaditut tiedot. Arkhimedes estää usein laskun lähetyksen, jos laskulta puuttuu joku yleisesti vaadittava tieto, kuten vaikka katuosoite. Joskus kuitenkin laskun vastaanottaja edellyttää jotain avaintietoa laskulla. Esimerkiksi ostotilausnumero on usein vaadittu tieto. Myös laskulla olevat mahdolliset liitetiedostot voidaan haluta jossain tietyssä muodossa. Esimerkiksi operaattori CGI ei välitä sellaisia laskuja asiakkailleen, joiden liitetiedostot ovat jossain muussa muodossa kuin PDF:nä.

Ja lopuksi, vaikka verkkolasku onkin nopea tapa saada lasku vastaanottajalle, muistathan huolehtia siitä, että laskulla on riittävästi maksuaikaa. Lasku saattaa joutua hylätyksi, jos eräpäivä on heti seuraavana arkipäivänä tai varsinkin jos se on jo mennyt.

Ja jos jostain syystä laskusi ei menekään perille, älä huolehdi. Ilmoitamme siitä sinulle ja voit korjata tiedot ja lähettää laskun uudelleen.

Keep calm

Verkkolaskuttajan muistilista

  • Varmista, että asiakkaasi ottaa vastaan verkkolaskuja
  • Varmista asiakkaaltasi oikeat laskutustiedot
  • Huolehdi, että laskulla on kaikki vaadittavat tiedot
  • Laskuta
Ota käyttöön ilmainen laskutusohjelma

Arkhimedes-laskutusohjelma

Hallitse myyntejäsi ja asiakkuuksiasi ilmaisella Isolta Arkhimedes-laskutusohjelmalla. Maksa vasta laskumääräsi kasvaessa.

Ota heti käyttöön tai Lue lisää