Uusi verkkolaskulaki astui voimaan 1.4.2020. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaanne voivat jatkossa vaatia kaikki laskunsa verkkolaskuina. Lisätietoa verkkolaskulain muutoksesta ja mitä verkkolaskutukseen siirtyminen vaatii.

Verkkolasku tarkoittaa yritykselle tai muulle organisaatiolle lähetettävää sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa.

Verkkolaskutus on yritysten välillä tapahtuvaa laskunvälitystä. Käytännössä yritykset eivät kuitenkaan toimita laskuja suoraan toisilleen, vaan laskut liikkuvat erityisten välittäjien eli verkkolaskuoperaattoreiden kautta.

Yritys, joka haluaa vastaanottaa verkkolaskuja, tekee sopimuksen jonkun välittäjän kanssa. Samoin verkkolaskuja lähettävä yritys sopii asiasta jonkun operaattorin kanssa. Operaattori voi olla kummassakin tapauksessa sama, mutta mitään pakkoa tähän ei ole. Yritys voi siis lähettää laskuja yhden operaattorin kautta ja vastaanottaa niitä toisen kautta.

Isolta-laskutusohjelman kautta voit lähettää sekä vastaanottaa verkkolaskuja kätevästi ilman erillistä sopimusta verkkolaskuoperaattoreiden kanssa.

Isoltasta lähetettävät verkkolaskut lähtevät Isoltan verkkolaskupalvelun kautta. Isolta toimii tässä virtuaalioperaattorina. Teknisesti laskut eteenpäin välittävä operaattori on Apix.

Jotta verkkolasku voidaan välittää onnistuneesti perille, vastaanottajalta tarvitaan ainakin kaksi tietoa: verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus. Verkkolaskuosoite on aina yrityskohtainen. Välittäjän tunnus puolestaan kertoo, minkä operaattorin kautta laskutettava yritys vastaanottaa laskuja.

Verkkolaskulla tulee olla verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen lisäksi syötettynä:

• Vastaanottajan osotietiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka).
• Oman yrityksen pankkitilitiedot (IBAN ja BIC).
• Laskurivillä olevan tekstin pituus on maksimissaan 100 merkkiä.
• Laskun päivämäärän on nykyinen päivämäärä, se ei voi olla menneisyydessä.

Yrityksen verkkolaskuosoite voi pysyä samana, vaikka yritys vaihtaisi operaattoria. Näin ei kuitenkaan aina ole. Siksi on tärkeää varmistua verkkolaskuosoitteen paikkansapitävyydestä. 

Aiemmin toimineet laskutustiedot eivät välttämättä ole enää ajan tasalla. Yleensä yritykset tiedottavat toimittajiaan osoitteenmuutoksista. Aina tieto ei kuitenkaan tavoita kaikkia laskuttajia ja toisinaan laskuttaja unohtaa päivittää osoitteen.

Uusia tietosisältöjä laskuille

1.4.2020 voimaan astuneen lain myötä laskujen tulee sisältää tietoja, joita ei aiemmin ole vaadittu. Tämä tarkoittaa hieman enemmän pakollisia tietoja, mutta myös entistä parempaa tietosisältöä laskuille.

Yritykset voivat esimerkiksi vaatia vastaanottamilleen laskuille entistä tarkempia tietoja, kuten sopimusnumeroa tai kilpailutuksen numeroa, johon laskutus perustuu. 

Verkkolaskulaki edellyttää että laskulla on verokohtelukoodi. Ohjelma lisää automaattisesti koodin laskulle silloin, kun laskutat tuotteita tai palveluita, joilla on normaali arvonlisävero (24 %, 14 % tai 10 %). Jos laskulla on tuote tai palvelu, jonka arvonlisäveroprosentti on nolla, sinun pitää valita oikea verokohtelukoodi laskulle. Mikä on verokohtelukoodi ja miksi se on pakollinen tieto laskulla?

Yleisin syy verkkolaskun hylkäykselle on laskulla oleva virheellinen verkkolaskuosoite. Koska verkkolaskujen välitys on täysin koneellista, osoitteen on oltava täysin oikein. Lähes oikea osoite on tietokoneen kannalta täysin väärä. Lasku saatetaan hylätä, jos siitä puuttuu yksikin merkki, siinä on ylimääräisiä merkkejä tai esimerkiksi IBAN-tunnuksen kirjaimet “FI” on kirjoitettu pienellä “fi”.

Suomessa käytettävistä verkkolaskuosoitteista on pääasiassa kolme eri muotoa:

• OVT-tunnus
• IBAN
• Tiedon käyttämä muoto TE+OVT.

OVT-tunnus

OVT-tunnus, joka muodostetaan Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 sekä yrityksen Y-tunnuksesta ilman väliviivaa. Esimerkiksi Isoltan Y-tunnus on 1854047-8, joten sen OVT-tunnus on 003718540478. OVT-tunnus on aina 12 merkkiä pitkä.

IBAN-muotoinen verkkolaskuosoite

Toinen yleinen verkkolaskuosoitetyyppi on IBAN-muotoinen tilinumero. Tätä käytetään usein, kun laskun vastaanottajan verkkolaskuoperaattori on pankki. Suomalainen IBAN koostuu kirjaimista FI sekä numerosarjasta. Sen pituus on 18 merkkiä.

Tieto Oyj:n käyttämä verkkolaskuosoite

Verkkolaskuoperaattori Tiedon asiakkaiden verkkolaskuosoitteet ovat kolmatta tyyppiä. Siinä OVT-tunnuksen eteen on lisätty kirjaimet TE. Esimerkiksi näin: TE012345678901. 

Lisäksi jotkut operaattorit tarjoavat asiakkailleen mahdollisuuden käyttää verkkolaskuosoitteessa aliosoitteita. Esimerkiksi OVT-tunnukseen voidaan lisätä muutama merkki perään. Tällöin lasku voidaan ohjata vastaanottajan järjestelmässä oikeaan osoitteeseen.

Myös välittäjän tunnus on tärkeä tieto. Vaikka lasku saattaakin mennä oikealle välittäjälle väärällä tunnuksella. 

Isoltaan verkkolaskut välittävä Apix käyttää omia reititystietojaan laskujen välitystä nopeuttaakseen. Toisinaan vastaanottajan operaattori on vaihtunut ja lasku saattaa mennä edelleen vanhalle operaattorille. Siinä tapauksessa oikea välittäjän tunnus laskulla nopeuttaa virhetilanteiden selvittelyä.

Hyvin tyypillinen virhetilanne on, että laskuttaja on sekoittanut verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen keskenään. Tämä on helppo tehdä, varsinkin kun joidenkin operaattoreiden tunnus näyttää tavalliselta OVT-tunnukselta. Kannattaa siis lukea huolella asiakkaalta saadut laskutustiedot.

Toisinaan lasku hylätään ihan vaan sen vuoksi, että laskun vastaanottaja ei ota vastaan verkkolaskuja. Tästäkin on hyvä varmistua ennen laskun lähetystä. Miten? Helpoin tapa on kysyä suoraan vastaanottajalta, vastaanottaako hän verkkolaskuja ja mitkä ovat verkkolaskutiedot. Toinen vaihtoehto on tarkistaa vastaanottajan verkkolaskutiedot verkkolaskuosoitteistosta.

Kannattaa myös huolehtia, että laskulla on kaikki vaaditut tiedot. Isolta estää usein laskun lähetyksen, jos laskulta puuttuu jokin yleisesti vaadittava tieto, kuten vaikka katuosoite. 

Joskus kuitenkin laskun vastaanottaja edellyttää jotain avaintietoa laskulla. Esimerkiksi ostotilausnumero on usein vaadittu tieto. Myös laskulla olevat mahdolliset liitetiedostot voidaan haluta jossain tietyssä muodossa. Esimerkiksi operaattori CGI ei välitä sellaisia laskuja asiakkailleen, joiden liitetiedostot ovat jossain muussa muodossa kuin PDF.

Ja lopuksi, vaikka verkkolasku onkin nopea tapa saada lasku vastaanottajalle, muistathan huolehtia siitä, että laskulla on riittävästi maksuaikaa. Lasku saattaa joutua hylätyksi jos eräpäivä on heti seuraavana arkipäivänä. Tai varsinkin jos se on jo mennyt.

Jos jostain syystä laskusi ei menekään perille, älä huolehdi. Voit tehdä laskuun tarvittavat korjaukset ja lähettää sen uudelleen. Mikäli käytät Isoltaa, ilmoitamme sinulle aina verkkolaskuun liittyvästä virheestä tai ongelmasta. Isoltassa vain perille toimitetuista laskuista aiheutuu kustannuksia (0,54 € / lasku). Virheeseen jääneitä laskuja ei siis veloiteta.

• Varmista, että asiakkaasi ottaa vastaan verkkolaskuja.
• Varmista asiakkaaltasi oikeat laskutustiedot.
• Huolehdi, että laskulla on kaikki vaadittavat tiedot.
• Laskuta.