Ota laskuttaminen haltuun – nämä asiat pienyrittäjän on hyvä tietää laskujen tekemisestä

Laskutus kuuluu niihin asioihin, joihin uuden yrittäjän kannattaa suhtautua säntillisesti heti yritystoiminnan alusta alkaen.

Laskuttamisessa sinun on huomioitava niin verottajan vaatimukset, asiakaskokemus kuin myös oma tarpeesi varmistua rahojen saamisesta. Hyvä laskutusohjelma auttaa sinua kaikissa näissä asioissa.

Tähän artikkeliin olemme koonneet tärkeimpiä perusasioita, jotka jokaisen pienyrittäjän on hyvä ymmärtää laskutuksesta ja siihen liittyvistä käytännöistä.

Mikä on lasku ja mitä tietoja laskussa tulee näkyä?

Lasku tarkoittaa sähköistä tai paperista asiakirjaa, joka sisältää tiedot myymistäsi tuotteista tai palveluista hintoineen. Eli käytännössä lasku on asiakirja, jolla pyydät rahaa asiakkaaltasi. Arvonlisäverolaki määrittelee, mitä merkintöjä laskulla on pakko näkyä.

Pakollisia laskumerkintöjä ovat muun muassa:
  • laskun antamispäivä
  • juokseva tunniste (laskun numero)
  • myyjän arvonlisäverotunniste (y-tunnus)
  • myyjän ja ostajan nimi sekä osoite
  • tiedot myydyistä tavaroista tai palveluista ja niiden lajista
  • tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
  • arvonlisäveron määrä tai veron peruste verokannoittain.

Edeltävä listaus ei ole täydellinen. Pakollisista laskumerkinnöistä olemme kirjoittaneet kattavamman tietopaketin, jonka löydät linkin takaa.

Tietyissä tilanteissa voit käyttää kevennettyjä laskumerkintöjä. Ne riittävät, jos lähettämäsi laskun loppusumma on enintään 400 euroa tai jos kyse on vähittäiskaupasta tai siihen rinnastuvasta, pääasiallisesti yksityishenkilöille suunnatusta myyntitoiminnasta.

Esimerkiksi kioskit, parturi-kampaamot, hautaustoimistot ja suutarit harjoittavat vähittäiskauppaan rinnastettavaa myyntitoimintaa. Kevennettyjä laskumerkintöjä voidaan tällöin soveltaa, vaikka laskun verollinen loppusumma olisi yli 400 euroa.

Alta voit vilkaista valmista esimerkkilaskua, jossa on huomioitu kaikki tarvittavat laskumerkinnät.

Laskumalli

Millä eri tavoilla voit laskuttaa asiakastasi?

Perinteistä paperilaskua ketterämpiä vaihtoehtoja ovat tulostuspalvelun kautta lähetetty lasku, sähköpostilasku ja se aito sähköinen lasku eli verkkolasku.

Käydään seuraavaksi eri laskutustavat lyhyesti läpi.

Verkkolasku

Verkkolasku tarkoittaa laskua, jonka lähetät yritykselle tai muulle organisaatiolle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Verkkolaskun lähettämiseen et kuitenkaan tarvitse mitään sen kummempaa teknistä osaamista.

Riittää, että näpyttelet laskutiedot laskutusohjelmaan aivan normaaliin tapaan ja valitset lähetystavaksi verkkolaskun. Tähän tarvitset vain verkkolaskutusta tukevan laskutusohjelman ja asiakkaasi verkkolaskuosoitteen.

Asiakkaasi vastaanottaa verkkolaskun suoraan omaan taloushallintojärjestelmäänsä, jossa lasku on heti tarkistettavissa ja maksettavissa.

Sinun on pyydettäessä pakko pystyä lähettämään verkkolaskuja, jos laskutat yrityksiä, kuntia tai valtiota. Keväällä 2020 voimaan astuneen lakimuutoksen jälkeen laskun vastaanottajan ei ole enää pakko maksaa muilla tavoin saapuneita laskuja, jos he ovat ilmoittaneet haluavansa laskut verkkolaskuina.

Verkkosivuiltamme voit lukea pienyrittäjien näkökulmasta kirjoitetun kattavamman tietopaketin verkkolaskutuksesta. Löydät siitä vastaukset yleisimpiin aihetta koskeviin kysymyksiin.

Sähköpostilaskun lähettäminen

Laskun lähettäminen sähköpostiin on monelle kuluttajalle ja pienelle yritykselle kätevä tapa vastaanottaa lasku nopeasti.

Hyvä laskutusohjelma lähettää laskun vastaanottajan sähköpostiin ja valvoo, että viesti menee perille ja asiakas avaa laskun. Toki pelkkä laskun lähettäminen onnistuu pdf-tiedostona myös itse.

Sähköpostilaskua ei kuitenkaan lasketa uuden verkkolaskulain mukaiseksi sähköisesti laskuksi, vaikka se asiakkaalle sähköisessä muodossa välittyykin. Tämä kannattaa muistaa, jos laskutat yrityksiä, jotka haluavat vastaanottaa kaikki laskunsa verkkolaskuina.

Laskun lähettäminen tulostuspalvelun kautta

Et tarvitse tulostinta ja mustepatruunoita, jotta voit pyydettäessä lähettää paperilaskuja asiakkaillesi. Riittää, että lähetät laskutusohjelmalla laskun sähköisesti tulostuspalveluun.

Tulostuspalvelu printtaa laskun ja lähettää sen paperisena asiakkaallesi. Tulostuspalvelu on siis ikään kuin välimalli perinteiselle paperiselle laskulle ja sähköisemmille laskutustavoille.

Millaisia käytäntöjä laskutuksessa kannattaa noudattaa?

Tähän kappaleeseen olemme tiivistäneet muutamia hyväksi havaittuja laskutusvinkkejä, joista voi olla hyötyä erityisesti aloittaville yrittäjille.

Käy laskutuskäytännöt etukäteen läpi kirjanpitäjäsi kanssa, jos yritystoimintaasi liittyy erityissäännöksiä.

Esimerkiksi rakennusalalla tai ulkomaille laskuttaessasi arvonlisäveron kanssa toimitaan hieman normaalista poikkeavalla tavalla.

Pyri laskuttamaan valmiit asiat samana päivänä.

Laskun viivästyminen viikolla viivästyttää myös rahojen saantia viikon. Lisäksi sovitut asiat saattavat unohtua. Nopeasti saapuva lasku antaa asiakkaalle ammattimaisen kuvan toiminnastasi.

Kirjaa lasku valmiiksi laskutusta varten tarjouksena, myyntitilauksena tai laskuluonnoksena niin aikaisin kuin mahdollista.

Itse laskutushetken ei tulisi kestää minuuttiakaan.

Tee asiakkaalle aina etukäteen selväksi, mitä hintaa olet laskuttamassa.

Kukaan ei pidä laskuista, joiden loppusumma eroaa sovitusta. Kuluttajille hinnat ilmoitetaan aina verollisina hintoina. Yritysten välisessä kaupankäynnissä hinnat sen sijaan ilmoitetaan arvonlisäverottomina, koska yritykset voivat myöhemmin vähentää verollisiin hintoihin sisältyvän arvonlisäveron.

Lähetä lasku aina asiakkaasi toivomassa muodossa – olipa se sitten paperilasku, sähköpostilasku tai verkkolasku.

Paperilaskuja voit lähettää myös sähköisellä laskutusohjelmalla tulostuspalvelun kautta.

Suosi silti mahdollisuuksien mukaan sähköisiä laskutustapoja.

Yrityksiä laskuttaessasi verkkolaskut maksetaan nopeammin ja varmemmin. Verkkolasku on helppo maksaa, eikä se voi hukkua samaan tapaan kuin paperilasku tai roskapostikansioon eksyvä sähköpostilasku.

Tarkista vielä ennen laskun lähettämistä, että verottajan vaatimukset täyttyvät ja että asiakkaan ja laskun tiedot ovat oikein.

Asiakkaan velvollisuus on olla maksamatta laskua, jossa tiedot ovat väärin.

Pyri pitämään maksuajat maltillisina.

Mahdollisimman lyhyistä maksuajoista sopiminen nopeuttaa kassankiertoa ja ehkäisee maksuviivästyksiä. Laskuttamiseen liittyvät aikarajat käymme tarkemmin läpi hieman tuonnempana tässä artikkelissa.

Huolehdi myös laskujen arkistoinnista.

Yrittäjänä olet velvollinen säilyttämään kirjanpitoaineistoasi lain vaatiman ajan. Myyntilaskujen kohdalla tuo aika on vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Laskutusohjelman käyttäminen auttaa tässäkin asiassa, sillä löydät kaikki lähetetyt laskut samasta paikasta.

Jos asiakkaalle lähettämääsi laskuun jäi virhe, sinun tulee hyvittää virheellinen lasku ja tehdä uusi lasku tilalle.

Tällöin puhutaan hyvityslaskusta. Katso tarkemmat ohjeet laskun korjaamiseen.

Millaiset ovat laskutuksen aikarajat?

Laskutukseen liittyvät aikamääreet on hyvä käydä läpi ennen laskuttamisen aloittamista. Et nimittäin voi toimia aikarajojen kanssa ihan miten lystää.

Maksuajan antaminen asiakkaalle

Yksityishenkilöille myydessäsi laskun maksuehto on tavanomaisesti 14 päivää. Aikamääre perustuu Kuluttaja-asiamiehen linjaukseen.

Yritysten välisessä laskutuksessa maksuehto voi olla tätä pidempi tai lyhyempi. Yli 30 päivän maksuehto on kuitenkin sallittu vain, jos asiasta on nimenomaisesti sovittu.

Kuntia, kuntien liikelaitoksia tai valtiota laskuttaessasi maksuehto on enintään 30 päivää.

Liian lyhyt maksuehto voi asiakkaasta tuntua hankalalta. Toisaalta liian pitkien maksuehtojen myöntäminen hidastaa oman yrityksesi kassankiertoa. Maksuajoista kannattaa tarvittaessa sopia kirjallisesti asiakkaiden kanssa.

Maksumuistutuksen lähettäminen asiakkaalle

Maksumuistutuksen voit periaatteessa lähettää heti laskun erääntymisen jälkeen. Yleensä kannattaa kuitenkin odottaa ainakin muutama päivä, jotta voit varmistua, ettei asiakas ole maksanut laskua eräpäivänä. Hyvän perintätavan mukaisesti maksumuistutus yritykselle kannattaa yleensä lähettää 5-7 päivän kuluttua eräpäivästä.

Kuluttaja-asiakkaalle lähetettyyn maksumuistutukseen voit lisätä viiden euron muistutuskulun vain, jos saatavan erääntymisestä on kulunut 14 päivää. Yritysten kohdalla sääntely on väljempää.

Lisätietoa maksumuistutuksia koskevista käytännöistä sivuillamme:

Laskun siirtäminen perintään

Kuluttaja-asiakkaalle lähetetyn laskun voit siirtää perintään, jos kirjallisen maksumuistutuksen lähettämisestä on kulunut vähintään 14 päivää ja lasku on edelleen maksamatta. Laskun on oltava riidaton, mikä tarkoittaa, että asiakkaasi ei ole reklamoinut laskusta.

Yritysten välisessä kaupankäynnissä sen sijaan on tavanomaista, että ensimmäinen perintäkirje lähetetään noin viikon sisällä maksumuistutuksen erääntymisestä. Yritysten kohdalla laki ei aseta tarkkoja aikamääreitä perintäkirjeen lähettämiselle.

Isolta-laskutusohjelmaa käyttäessäsi voit ulkoistaa muistutus- ja perintätoimet muutamalla napinpainalluksella.

Milloin voit veloittaa laskutuslisän?

Voit lisätä laskulle muutaman euron laskutuslisän, jos siihen on perusteltu syy.

Kuluttajille myydessäsi tällainen syy on esimerkiksi se, että asiakkaasi haluaa paperilaskun, vaikka olet tarjonnut muitakin maksutapoja. Kohtuullinen laskutuslisä paperilaskulle on tavanomaisesti 2-3 euroa. Maksimiveloitus on viisi euroa.

Yritysten välisessä kaupassa laskutuslisiä voidaan soveltaa vapaammin. Asiat kannattaa kuitenkin sopia kirjallisesti ja etukäteen. Yllättävät lisämaksut ovat omiaan huonontamaan asiakaskokemusta.

Mitä hyötyä laskutusohjelmasta on pienyrittäjälle?

Jo hyvinkin pienen osakeyhtiön tai toiminimen laskutus kannattaa hoitaa mahdollisimman ammattimaisesti. Laskutusohjelman käyttäminen helpottaa elämääsi yrittäjänä muun muassa seuraavilla tavoilla:

Minimoit riskit virheille, sillä laskutusohjelma auttaa sinua huomioimaan kaikki pakolliset laskumerkinnät. Sinun ei tarvitse tuntea verolakeja ja -säädöksiä lähettääksesi asianmukaisia ja ammattimaisen näköisiä laskuja.

Laskutusohjelmalla lähetät laskut juuri siinä muodossa, jossa asiakkaasi ne haluaa. Monet yritykset vaativat nykyään kaikki laskunsa verkkolaskuina. Toisaalta myös paperilaskujen lähettäminen onnistuu tarvittaessa sähköisesti tulostuspalvelun kautta.

Laskuttamiseen liittyy paljon muitakin asioita kuin pelkkä laskujen tekeminen ja lähettäminen. Laskutusohjelma auttaa sinua seuraamaan saataviasi. Halutessasi voit automatisoida maksuvalvonnan ja perintätoimet. Laskutusohjelma helpottaa myös myyntilaskujen arkistointia.

Hyvä laskutusohjelma toimii kaikilla laitteilla. Voit luoda ja lähettää laskun vaikka suoraan työmaalta puhelimellasi. Rahatkin saapuvat nopeammin tilille, kun laskuttaminen on helppoa.

Kirjanpitäjäsi kiittää, sillä voit toimittaa myyntiraportit tilitoimistoon suoraan laskutusohjelmasta.

Paljonko laskutus maksaa ja mistä hinta muodostuu?

Laskuttamisen hinta pienyrittäjälle riippuu laskutustavasta, laskujen lukumäärästä sekä käytössä olevasta laskutusohjelmasta. Esimerkiksi Isolta-laskutusohjelma maksaa 10,90-19,90 euroa kuukaudessa palvelupaketin laajuudesta riippuen.

Pienillä laskumäärillä voit kuitenkin lähettää ilmaiseksi sähköpostilaskuja tai luoda pdf-laskuja itse tulostettaviksi.

Verkkolaskut ja tulostuspalvelun kautta lähetetyt laskut veloitetaan kappalehinnoittain. Verkkolaskuilla hinta on 0,49 euroa ja tulostuspalvelussa 1,58 euroa per kappale.

Kaikkiin palvelupaketteihin sisältyy laskutuksen lisäksi saatavien seuranta, maksumuistutukset, hyvityslaskut sekä asiakkuudenhallinta ja tuoterekisteri. Voit myös luoda tarjouksia tai tilausvahvistuksia laskuluonnosten pohjalta.

Lisämaksullisia ominaisuuksia ovat muun muassa asiakkaan maksuhäiriömerkintöjen tarkistaminen, palkanmaksu, perintäpalvelu sekä myyntisaatavien rahoittaminen eli laskurahoitus.

Laskutusohjelman hintaa voit verrata siihen rahaan ja aikaan, jonka käyttäisit laskujen tulostamiseen ja lähettämiseen itse. Jo hyvinkin pienillä laskumäärillä säästetty aika on useita tunteja kuukaudessa. Laskutusohjelman käyttäminen helpottaa huomattavasti myös saatavien seurantaa sekä myyntilaskujen arkistointia.

Sähköinen laskutus heti käytössä

Laskun luonti onnistuu melkein millä tahansa. Erillaisia pohjia on tarjolla paljon. Sähköinen laskutus onkin sitten haasteellisempaa. Isoltan avulla se kuitenkin onnistuu helposti ja nopeasti.

ISOLTA OY

Isolta on suomalainen vakavarainen ohjelmistoyritys, joka kehittää laskutusohjelmaa nimeltä Arkhimedes. Olemme toimineet vuodesta 2001 ja asiakkaanamme on nykyään noin 30 000 yritystä viidessä eri maassa. Keväästä 2018 lähtien olemme osa Finagoa ja Accountor-konsernia.

YHTEYSTIEDOT

Isolta Oy
Keilaniementie 1
02150 ESPOO
+358 207 – 1817 10
info@isolta.fi